Soupis prací Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Soupis a do prvního volného řádku zadej datum, zakázku, projekt, dodavatele a popis práce nebo dodávky. U jedné zakázky klidně eviduj 8 až 20 položek, ať máš rozpad po jednotlivých výkonech.
2. Doplň množství, měrnou jednotku, cenu za MJ bez DPH a sazbu DPH. Pokud máš 4 hodiny montáže po 850 Kč, tabulka ti hned ukáže základ 3 400 Kč a dopočítá daň i cenu s daní.
3. Vyber stav položky, odpovědnou osobu a město. Tím si nastavíš jednoduchý provozní přehled, který se hodí pro řízení zakázek i dohledání odpovědnosti.
4. Přejdi na list Přehled a zkontroluj součty podle soupisu. Když v jednom měsíci přibude třeba 26 položek, hned uvidíš, kolik je rozpracováno a kolik už je uzavřeno.
5. Na listu Nastavení uprav číselníky a výchozí hodnoty podle své firmy. Ušetříš si tím přepisování stejného textu a omezíš chyby při zadávání.
6. List Instrukce používej jako rychlou nápovědu pro sebe nebo kolegu. Když tabulku předáš fakturantce, nepotřebuje k ní dlouhé vysvětlování.

Tuhle tabulku nejčastěji otevřeš ve chvíli, kdy už nestačí poznámky v sešitu nebo rozpočtové PDF. V praxi ji používá živnostník na OSVČ, účetní v s.r.o., fakturantka v řemeslné firmě i pokladník ve spolku, když chce vidět, co bylo dodané a co ještě chybí do uzávěrky.

Na stavbě, v dílně i při servisu

Typický příklad je truhlářská dílna se 4 lidmi. Jeden montuje, druhý řeže materiál, třetí vozí dodávku a čtvrtý zapisuje zakázky; za měsíc z toho vznikne třeba 38 položek po 1 až 8 hodinách nebo kusech materiálu.

Když máš víc zakázek najednou

U firmy se 3 současnými projekty je důležité, aby bylo hned vidět, co patří ke které zakázce. Když máš na jedné stavbě práce za 62 000 Kč a na druhé dodávky za 118 000 Kč, bez přehledu snadno přehlédneš, co už bylo vyfakturované a co ne.

Proč je to lepší než volný seznam

Volný text funguje jen do chvíle, než přibudou data. Jakmile potřebuješ dohledat položku podle města, dodavatele nebo stavu, strukturovaný list je rychlejší než hledání v e-mailech a fotkách z mobilu.

U takové tabulky je důležité hlavně to, aby seděl doklad, cena a daňový režim. Pokud jsi plátce DPH, musíš mít u položky cenu bez daně, sazbu a dopočet DPH; u běžných plnění se používá základní sazba 21 % a snížená 12 %.

Jak to souvisí s doklady

Správně vedený soupis pomáhá i při kontrole podle zákona o účetnictví, protože doklady se mají archivovat 10 let. Když má zakázka 14 položek a každá má svůj řádek s datem, dodavatelem a cenou, dohledání je mnohem jednodušší než z hromady jednotlivých faktur.

Co hlídá plátce DPH

Pokud se položky promítnou do přiznání k DPH, potřebuješ mít součet bez daně i s daní bez chyb. Přiznání k DPH i kontrolní hlášení se podává do 25. dne následujícího měsíce, takže tabulka musí být čitelná ještě dřív, než začneš přepisovat čísla do přiznání.

Praktická volba mezi ručním zápisem a tabulkou

Pro menší firmu je lepší mít jeden strukturovaný soupis než několik oddělených seznamů. Když máš třeba 24 řádků měsíčně a průměrnou cenu 2 300 Kč za řádek, každá oprava po chybě v sazbě DPH stojí čas i nervy; v Excelu to pořešíš na jednom místě.

Nejhorší chyba je, když se do tabulky zadá práce bez sazby, nebo se u materiálu zamění cena s DPH a bez DPH. U 10 položek po 4 500 Kč už rozdíl mezi základem a daní dělá 9 450 Kč při sazbě 21 %, takže chyba není kosmetická.

Špatně zadané množství

Když místo 6 hodin napíšeš 0,6 hodiny, máš problém hned při prvním součtu. U sazby 850 Kč za hodinu je to rozdíl 4 590 Kč na jedné položce, a to už poznáš i bez kontroly Finančního úřadu.

Smíchané práce a dodávky

Když je v jedné řádce materiál za 12 000 Kč a montáž za 3 000 Kč, těžko pak dohledáš reálnou hrubou marži. Zvlášť u stavebních a servisních firem je lepší rozdělit práci a dodávku zvlášť, jinak se rozpočet tváří lépe, než ve skutečnosti je.

Neuzavřené položky před fakturací

Jestli nehlídáš stav, snadno vyfakturuješ něco, co ještě nebylo převzaté. Na zakázce za 145 000 Kč pak můžeš poslat fakturu o 18 000 Kč dřív, než máš podepsaný předávací protokol, a to je přesně ten typ chyby, který vracíš zpátky na stůl.

U takových chyb pak dává smysl mít i evidenci pro kontrolní hlášení, aby seděly podklady k fakturám i rozdělení plnění.

Nejlépe funguje, když soupisku neotvíráš náhodně, ale vždy ve stejný den. U malých firem se osvědčí pátek odpoledne nebo poslední pracovní den v měsíci, kdy doplníš všechny řádky před fakturací a kontrolou stavu zakázek.

Napojení na běžný provoz

Když už děláš přehled mezd, faktur nebo DPH, přidej k tomu i soupis prací. Jeden člověk za 20 minut doplní 12 řádků, místo aby si na konci měsíce pamatoval, co bylo dělané před třemi týdny.

Co si nastavit jako pravidlo

• Každou novou položku zapisuj hned po dodání nebo dokončení práce.
• Na konci týdne zkontroluj stav, aby se nerozrostly neuzavřené řádky.
• Jednou měsíčně si vytiskni nebo vyfiltruj jen hotové položky pro fakturaci.

Kdy už je čas na větší systém

Jakmile máš dlouhodobě víc než 150 řádků měsíčně nebo několik lidí zapisuje data současně, samotný Excel přestává stačit. Pak je lepší přejít na evidenci navázanou na zakázkový systém, ale pro běžnou malou firmu je tahle šablona pořád praktický základ.

Pro koordinaci více lidí už ale nestačí jen evidence hotových položek, protože je potřeba i časový plán prací na stavbě.