Kalkulace zakázky Excel - Šablona zdarma

1. Na listu Kalkulace přepiš číslo zakázky, název, zákazníka, IČO nebo DIČ, město, datum a plánovaný termín dokončení.
2. Vyber stav zakázky, například Poptávka, Kalkulace odeslána, Schváleno, Realizace nebo Dokončeno.
3. Od řádku 14 vyplň typ položky, její popis, roli nebo položku ze sazebníku, množství, jednotku a případnou poznámku.
4. V listu Sazby uprav standardní cenu bez DPH nebo doplň vlastní roli či materiál do řádku 104. Jednotka může být hodina, ks, km, m, sada nebo zakázka.
5. Do sloupce Přirážka % zadej obchodní přirážku jako desetinné číslo v procentním formátu, například 30 %.
6. Ověř sazbu DPH v buňce B10. Výchozí hodnota ve vzorku je 21 %, ale u konkrétního plnění ji nastav podle skutečného daňového režimu.
7. Na listu Přehled zkontroluj celkové náklady, prodejní cenu, marži, počet pracovních položek a grafy nákladů podle typu.

Kalkulaci zakázky potřebuje hlavně OSVČ a malá s.r.o., která předem odhaduje práci, materiál a dopravu. Truhlář ji otevře před odesláním nabídky, elektrikář před potvrzením montáže a účetní v s.r.o. ji může použít jako podklad pro kontrolu plánovaných nákladů.

Ve vzorku je zakázka Modernizace kanceláře Praha pro zákazníka Novák Consulting s.r.o. s číslem ZAK-2026-041, termínem dokončení 30.06.2026 a sazbou DPH 21 %. Tyto údaje jsou ukázkové a při nové zakázce je musíš přepsat.

Co uvidíš na prvním listu

Obrázek 1 ukazuje list Kalkulace. Nahoře jsou bloky Údaje o zakázce a Termín a stav; od řádku 13 následuje tabulka se sloupci Č., Typ položky, Popis položky, Role / sazebník, Množství, Jednotka, Sazba nebo cena za jednotku bez DPH, Náklad bez DPH, Přirážka %, Prodejní cena bez DPH, DPH, Prodejní cena s DPH a Poznámka.

Příklad: 12 hodin projektanta při sazbě 950 Kč znamená náklad 11 400 Kč. Při přirážce 30 % vyjde prodejní cena bez DPH na 14 820 Kč a při sazbě 21 % cena s DPH na 17 932,20 Kč.

Sazebník šetří přepisování

Obrázek 2 zobrazuje list Sazby se sloupci Role / položka, Jednotka, Standardní sazba bez DPH, Kategorie a Poznámka. Pro 100 připravených řádků vybíráš roli z rozbalovacího seznamu, takže nemusíš pokaždé opisovat cenu ručně.

Soubor uvnitř používá mezinárodní anglický standard zápisu funkcí; Excel ti názvy zobrazí česky podle nastavení jazyka. Například anglický VLOOKUP se v českém Excelu zobrazuje jako SVYHLEDAT.

Šablona počítá s částkami bez DPH a daň přidává podle sazby v buňce B10. Výchozích 21 % odpovídá základní sazbě podle zákona č. 235/2004 Sb., o DPH; snížená sazba 12 % se používá například u potravin, léků, knih a tepla, pokud konkrétní plnění splní zákonné podmínky.

Výpočet v řádku je jednoduchý: při nákladu 50 000 Kč a přirážce 25 % vznikne prodejní cena 62 500 Kč bez DPH. DPH při 21 % činí 13 125 Kč a cena s DPH je 75 625 Kč.

Co musí obsahovat následná faktura

Kalkulace není daňový doklad. Faktura musí podle pravidel DPH obsahovat údaje dodavatele a odběratele, jméno nebo název, adresu, IČO, případně DIČ, pořadové číslo, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění a rozepsanou DPH. Zjednodušený daňový doklad lze použít do 10 000 Kč včetně DPH.

Pokud jsi plátce DPH, přiznání k DPH a kontrolní hlášení se standardně podávají do 25. dne následujícího měsíce nebo čtvrtletí podle zdaňovacího období. Povinná registrace k DPH se v roce 2026 posuzuje mimo jiné podle obratu nad 2 000 000 Kč za 12 po sobě jdoucích měsíců.

Rozdíl mezi kalkulací a účetnictvím

Pro OSVČ může být podkladem daňová evidence, zatímco s.r.o. vede účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Kalkulace ukazuje plánovaný obchodní výsledek; nenahrazuje účetní zápisy, rozvahu, výkaz zisku a ztráty ani evidenci přijatých a vydaných dokladů.

Doklady související se zakázkou archivuj podle zákona o účetnictví zpravidla 10 let. Prakticky proto ukládej ke kalkulaci nabídku, objednávku, dodací list, přijaté faktury a konečný daňový doklad.

Nejdražší chyba není špatně barevná buňka, ale sazba, která neodpovídá realitě. Když do sazebníku zadáš montážního technika 720 Kč místo skutečných 900 Kč a zakázka obsahuje 80 hodin, podhodnotíš náklad o 14 400 Kč ještě před započtením materiálu.

Zapomenutý materiál a doprava

U rekonstrukce kanceláře se často zapíše 120 hodin práce, ale chybí 300 metrů kabeláže, spojovací materiál a cesta. Například 300 metrů kabeláže po 38 Kč je 11 400 Kč; doprava 250 km po 14 Kč přidá dalších 3 500 Kč. Bez těchto položek může nabídka vypadat výhodně a přitom prodělávat.

List Kalkulace má pro typ položky volby Práce, Materiál, Doprava a Ostatní. Každou významnou skupinu proto zapisuj zvlášť, ne jednou souhrnnou částkou v poznámce.

Přirážka není totéž co marže

Při nákladu 100 000 Kč a přirážce 20 % je prodejní cena 120 000 Kč. Hrubý zisk je 20 000 Kč, ale marže z prodejní ceny pouze 16,67 %, nikoli 20 %. Přehled proto sleduj podle marže a při nízké hodnotě reaguj dříve, než nabídku odešleš.

Další problém vznikne, když uživatel ručně přepíše výpočtové sloupce G, H, J, K nebo L. Tím může rozpojit návaznost na list Sazby a přehlédnout změnu ceny. Správný postup je měnit sazbu v listu Sazby a vstupy v žlutých buňkách, nikoli přepisovat vzorce.

Daňová chyba se přenese do faktury

Špatně nastavená sazba DPH o 9 procentních bodů znamená u základu 200 000 Kč rozdíl 18 000 Kč. Pokud plátce podá kontrolní hlášení pozdě nebo nereaguje na výzvu Finančního úřadu, může pokuta podle situace dosáhnout od 1 000 do 50 000 Kč; kalkulace proto vždy projdi proti skutečnému plnění.

Kalkulaci otevři vždy ve stejném okamžiku procesu: při přijetí poptávky, při schválení změny rozsahu a před vystavením faktury. U zakázky s 25 položkami zabere kontrola sazeb a marže několik minut, ale může odhalit chybějící materiál za desítky tisíc korun.

Pevný postup pro každou novou zakázku

• Zkopíruj soubor jako novou verzi a ponech původní nabídku beze změny.
• Vyplň identifikaci zakázky, zákazníka, termín a stav; datum zapisuj ve formátu DD.MM.RRRR.
• Jednou týdně porovnej plánované položky s objednávkami, výkazy práce a dodacími listy.
• Po změně rozsahu uprav množství nebo přidej řádek, místo ručního zásahu do součtů.

Na listu Kalkulace využij filtr v záhlaví tabulky A13:M113. Zamrzlé řádky od A14 zůstanou při procházení položek viditelné a podmíněné formátování upozorní na problémové hodnoty.

Kontrola přehledu před odesláním

Obrázek 3 ukazuje list Přehled s náklady, prodejní cenou, DPH, cenou s DPH, hrubým ziskem, počtem položek, marží a počtem pracovních položek. Obrázek 4 zobrazuje grafické porovnání nákladů s prodejní cenou a rozložení nákladů mezi práci, materiál, dopravu a ostatní.

Před odesláním nabídky si zapiš tři čísla: náklady, prodejní cenu bez DPH a marži. Pokud například přehled ukáže náklady 80 000 Kč, cenu 96 000 Kč a marži 16,67 %, přirážka 20 % nevytváří 20% marži; pro cílovou marži 20 % potřebuješ cenu 100 000 Kč.

Kdy Excel přestává stačit

Pro jednotlivé zakázky a desítky položek je tato šablona praktičtější než složitý systém. Při stovkách souběžných zakázek, více uživatelích nebo potřebě napojení na sklad, CRM a fakturaci už přejdi na specializovaný systém, aby nevznikaly různé verze stejného rozpočtu.