Rozpočet stavby Excel - Šablona Zdarma

1. Na listu Přehled uprav základní údaje o stavbě, investora, místo, IČO/DIČ dodavatele a datum aktualizace.
2. Na listu Rozpočet přiděluj položkám jedinečná ID, například P-010. Doplň kategorii, popis práce nebo materiálu, dodavatele a město stavby.
3. Zadej datum plánovaného nákladu, množství, jednotku, jednotkovou cenu bez DPH a sazbu 12 % nebo 21 %. Vypočtené sloupce K až M neupravuj.
4. Jakmile přijde faktura, zapiš ji na list Čerpání: číslo dokladu, datum, ID položky, dodavatele, popis, částku bez DPH, sazbu a stav úhrady.
5. Ověř, že ID dokladu přesně odpovídá ID na listu Rozpočet. Kategorie a kontrola rozpočtu se potom načtou automaticky.
6. Po každé větší faktuře otevři list Přehled a zkontroluj odchylku, čerpání podle kategorií a položky označené jako Překročeno.
7. Na konci měsíce zkontroluj doklady po splatnosti, ulož kopii souboru a aktualizuj datum přehledu.

Investor, stavebník i řemeslná firma

Rozpočet stavby potřebuje rodina, která rekonstruuje dům, stejně jako OSVČ provádějící stavební práce nebo účetní v malé s.r.o.. Investor sleduje, zda se celková cena domu nevejde mimo financování, zatímco dodavatel kontroluje náklady na materiál, subdodávky a práci.

V šabloně jsou připravené kategorie Zemní práce, Beton a základy, Zdivo, Střecha, Elektroinstalace, Voda a topení, Izolace, Povrchy a Dokončovací práce. Na obrázku 1 je vidět list Rozpočet se sloupci od ID položky přes dodavatele a plánované datum až po automaticky vypočtené odchylky a stav.

Rozpočet před zahájením a čerpání během stavby

Na začátku zadáš například výkopové práce za 85 000 Kč bez DPH, betonové základy za 220 000 Kč a zdivo za 420 000 Kč. Pokud skutečný náklad na zdivo dosáhne 438 000 Kč, tabulka ukáže odchylku 18 000 Kč, tedy přibližně 4,3 % nad plánem.

Každou přijatou fakturu zapisuješ na list Čerpání. Obrázek 2 ukazuje jeho strukturu: číslo dokladu, data, ID položky, dodavatele, částku bez DPH, sazbu, částku včetně DPH, stav úhrady, kategorii a kontrolu rozpočtu.

Kontrola etap v přehledu

List Přehled je vhodný pro kontrolní schůzku s investorem nebo stavbyvedoucím. Obrázek 3 zobrazuje souhrn stavby, metriky a tabulku kategorií; grafy porovnávají plán se skutečností bez DPH.

Prakticky doporučuji zapisovat doklad nejpozději při jeho přijetí, ne až při platbě. U projektu s 25 fakturami měsíčně znamená týdenní zápis přibližně šest dokladů za pracovní den a výrazně menší riziko, že zapomeneš zálohu nebo vícepráci.

Částky bez DPH a včetně DPH

Šablona pracuje s částkami bez DPH, protože právě ty se nejlépe porovnávají s nákladovým plánem. Zákon o DPH používá základní sazbu 21 % a sníženou sazbu 12 %; správnou sazbu musíš určit podle konkrétního plnění, stavby a dodavatele.

Při základu 220 000 Kč a sazbě 12 % činí DPH 26 400 Kč a cena včetně DPH 246 400 Kč. Při základu 85 000 Kč a sazbě 21 % je DPH 17 850 Kč a celkem 102 850 Kč. Sazba se vybírá z ověřovacího seznamu, takže do buňky nezadávej vlastní text.

Doklady a evidence nákladů

Faktura má obsahovat označení dodavatele a odběratele, adresy, IČO, případně DIČ, pořadové číslo, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění a rozepsanou DPH. Zjednodušený daňový doklad lze použít do 10 000 Kč včetně DPH, pokud jsou splněné zákonné podmínky.

Plátce DPH podává přiznání k DPH a kontrolní hlášení zpravidla do 25. dne následujícího měsíce nebo čtvrtletí podle svého zdaňovacího období. Při obratu nad 2 000 000 Kč za 12 měsíců vzniká povinnost registrace k DPH podle pravidel platných v roce 2026; samotný limit ale neříká, jakou sazbu použít na konkrétní stavební dodávku.

Daňová evidence versus účetnictví

OSVČ může při splnění podmínek vést daňovou evidenci, zatímco s.r.o. vede účetnictví podle zákona o účetnictví. Excelová tabulka nenahrazuje účetní knihy ani účetní závěrku, ale poskytne podklad pro kontrolu rozpočtu a předání dokladů účetní.

Účetní doklady archivuj zpravidla 10 let podle zákona o účetnictví. U stavby za 1 200 000 Kč bez DPH je rozdíl mezi plánem a skutečností 5 % už 60 000 Kč; proto je rozumnější řídit rozhodování částkami bez DPH a daň evidovat samostatně.

Špatné ID rozpočet odpojí od faktury

Nejčastější provozní problém vznikne při ručním přepisování ID. Když místo P-003 zapíšeš P-033, list Čerpání zobrazí Nenalezena položka a kontrola už nedokáže porovnat fakturu s plánem. U 15 dokladů po 30 000 Kč může taková chyba skrýt 450 000 Kč nákladů před pravidelnou kontrolou.

List používá vyhledávání podle ID v rozsahu A2:B101 a A2:M101. ID proto musí být jedinečné a nesmíš mazat původní identifikátor jen proto, že se změnil dodavatel nebo popis práce.

DPH a vícepráce zkreslí rozhodnutí

Pokud plán zadáš včetně DPH, ale skutečnost zapisuješ bez DPH, odchylka nebude použitelná. Například plán 500 000 Kč včetně DPH a skutečnost 460 000 Kč bez DPH vypadají jako úspora 40 000 Kč, přestože při sazbě 12 % je skutečnost 515 200 Kč včetně DPH, tedy o 15 200 Kč vyšší.

Další problém je vícepráce vložená do poznámky bez samostatného řádku. Když původní elektroinstalace stojí 180 000 Kč a dodatek dalších 35 000 Kč, musí být v rozpočtu vidět obojí; jinak je překročení o 19,4 % skryté v jediné částce.

Neuhrazená faktura není neexistující náklad

Na listu Čerpání rozlišuj Uhrazeno, Čeká na úhradu a Po splatnosti. Faktura 120 000 Kč po splatnosti může být v rozpočtu řádně evidovaná, ale současně zatěžuje cash flow. Pokud ji zapíšeš až po zaplacení, bude přehled do té doby podhodnocený.

Pozdní kontrolní hlášení může podle okolností vést k pokutě od 1 000 Kč do 50 000 Kč. Excel sám nepohlídá zákonnou lhůtu; pohlídá však částku, ID a stav dokladu, takže účetní dostane úplnější podklady.

Udělěj z aktualizace pevný termín

Nejlépe funguje krátká kontrola každý pátek a souhrn poslední pracovní den v měsíci. V pátek zapiš nové faktury, ověř data úhrady a projdi položky se stavem Překročeno; na konci měsíce porovnej Přehled s bankou a doklady předanými účetní.

• Každému novému nákladu přiděl ID ve formátu P-010, P-011 a dál.
• Doklad zapisuj v den přijetí a stav Uhrazeno změň až podle bankovního výpisu.
• Vícepráce přidej jako nový řádek, ne pouze do poznámky.
• Po kontrole ulož soubor s datem, například Rozpocet_stavby_2026-09-30.xlsx.

Využij ochranu proti překlepům

Na listech jsou ověřovací seznamy pro kategorie, města, jednotky a sazby DPH. Pro jednotku vybereš například m², m³, kg nebo soubor; datum musí spadat do rozsahu 01.01.2000 až 31.12.2100. Částky zadávej jako 1 234,56 Kč a datum jako DD.MM.RRRR.

Vzorce uvnitř souboru používají mezinárodní anglický standard zápisu. Pokud například mluvím o funkci SUMA nebo SVYHLEDAT, Excel ti název zobrazí česky podle nastavení jazyka; při otevření v jiném prostředí se může zobrazit SUM nebo VLOOKUP.

Kdy Excel přestane stačit

Pro jednu stavbu a maximálně 100 položek i 100 dokladů je šablona přehledná. Jakmile vedeš deset staveb, stovky faktur měsíčně nebo potřebuješ schvalování, historii změn a přístup více lidí, přejdi na účetní či projektový systém.

Do té doby si jednou měsíčně zkontroluj, zda součet plánů sedí s rozpočtem od projektanta. Pokud například 40 položek dává průměr 32 500 Kč, očekávej celkem 1 300 000 Kč bez DPH; výrazný rozdíl znamená chybu ve vstupu, nikoli automaticky úsporu.