Kalkulace materiálu Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Kalkulace a projdi řádky s materiálem. Zadávej konkrétní položky, třeba beton, cihly, výztuž nebo izolaci.
2. Vyplň množství, jednotku a jednotkovou cenu bez DPH. Když máš cenu s DPH, přepiš ji nejdřív na základ bez daně, ať ti sedí součet.
3. Doplň sazbu DPH, dodavatele, město a poznámku. U stavebního materiálu bývá běžně 21 %, ale šablona počítá i s jinou sazbou.
4. Kontroluj sloupce s cenou celkem bez DPH, částkou DPH a cenou s DPH. Tady uvidíš, jestli je nákup v limitu rozpočtu.
5. Na listu Přehled si zkontroluj součet, plnění rozpočtu a základní ukazatele. Pokud čísla nesedí, vrať se do řádků a oprav vstupy.
6. List Návod používej jako krátkou oporu pro další kolo nákupu. Po každé etapě si tabulku zkopíruj pro nový měsíc nebo novou zakázku.

Když běží stavba po etapách

Tahle tabulka sedí hlavně živnostníkovi na OSVČ, malé stavební s.r.o. a člověku, který hlídá rozpočet zakázky po týdnech. U stavby za 850 000 Kč se už i rozdíl 3 % dělá 25 500 Kč, a to je částka, kterou nechceš hledat až na konci.

Pro truhlárnu, rekonstrukci i vlastní dům

V praxi ji používá i fakturantka v dílně, stavbyvedoucí nebo soukromá osoba, která rozpočítává materiál na rekonstrukci. Když máš 48 položek a každá má jiného dodavatele, bez tabulky snadno přestřelíš rozpočet o desítky tisíc korun.

Obrázek 1 ukazuje pracovní list bez zbytečných ozdob

Na listu Kalkulace vidíš sloupce pro položku, kategorii, jednotku, množství, cenu bez DPH, DPH %, dodavatele i poznámku. Přesně tohle je praktické jádro, ne obecná evidence nákupu.

Materiál není jen číslo v rozpočtu

U stavby si hlídej i doklady, protože zákon o účetnictví ukládá archivaci účetních dokladů po dobu 10 let. Pokud vedeš daňovou evidenci, pořád potřebuješ mít k položkám pořadové doklady, dodavatele, datum a jasně doloženou cenu.

DPH se počítá z ceny bez daně

Šablona počítá se základní sazbou DPH 21 % a se sníženou sazbou 12 %, pokud ji u konkrétního plnění použiješ. Když koupíš materiál za 100 000 Kč bez DPH, při 21 % doplatíš 21 000 Kč a celkem zaplatíš 121 000 Kč.

Obrázek 2 odpovídá přehledovému listu

Na listu Přehled se hodí sledovat rozpočet, odchylku a procento plnění. Pro běžnou stavbu je lepší držet jednotný formát dokladů a jednou za měsíc zkontrolovat, jestli součet sedí s fakturami od dodavatelů.

Nejhorší je míchání ceny s daní a bez daně

Typická chyba je napsat do sloupce bez DPH cenu už včetně daně. Pak ti vyjde špatně i DPH částka a na 30 fakturách po 8 000 Kč vznikne rozdíl 50 400 Kč jen tím, že jsou vstupy zadané dvojmo jinak.

Rozpočet bez kontroly odchylky klame

Když máš rozpočet 250 000 Kč a utratíš 262 500 Kč, jsi o 12 500 Kč nad limitem, i když jednotlivé položky vypadají malé. Sloupec odchylka a procento plnění proto není formalita, ale brzda proti drahému přešlapu.

Chyby v dodavateli a městě zdržují dohledání

Pokud si nehlídáš dodavatele a město, později nepoznáš, odkud přišla levnější nabídka nebo kdo dodal problémovou šarži. U zakázek s více než 20 dodávkami měsíčně se bez této evidence snadno ztratí i reklamace.

Navázání na objednávky a uzávěrku

Nejlépe funguje, když tabulku otevřeš při každé nové objednávce a znovu při měsíční uzávěrce. Když máš 12 nákupních dokladů za měsíc a každý přepíšeš hned ten den, neztratíš čas ani nervy při dohledávání.

Pomáhá jednoduchá rutina

• Na začátku týdne zkopíruj list pro novou etapu stavby.
• Po každém nákupu doplň množství, cenu a dodavatele.
• Na konci měsíce zkontroluj součet a porovnej ho s rozpočtem.
• Při chybě použij barevné zvýraznění, aby byla vidět hned.

Kdy už stačí Excel a kdy je čas na systém

Pro desítky položek a několik staveb najednou je Excel pořád praktický, protože rychle reaguje a nic nemusíš složitě nastavovat. Jakmile ale začneš řešit sklad, více uživatelů a desítky tisíc řádků, je čas přejít na specializovaný systém.