Sledování zakázky a marže Excel - Šablona Zdarma

1. Na listu Zakázky doplň nový řádek pro každou zakázku. Vyplň hlavně datum přijetí, zákazníka, typ zakázky, částky a termíny.
2. U částek drž formát v korunách s desetinnou čárkou. Když zadáš 245 000 Kč tržbu a 145 000 Kč náklady, marže 100 000 Kč je na první pohled jasná.
3. Na listu Číselníky si zkontroluj seznamy stavů a typů. Díky tomu budeš mít data jednotná a přehled nepřestane fungovat po třetím měsíci.
4. List Přehled používej jako dashboard pro rychlé rozhodnutí. Sleduj počet zakázek podle stavu, ziskovost a vývoj v čase.
5. Když upravíš historii za minulý měsíc, zkopíruj vzorový řádek a jen přepiš hodnoty. Nezakládej nové formáty ručně, ať si nerozbiješ výpočty.
6. List Návod si nech po ruce, když tabulku předáváš kolegovi nebo ji bereš po delší pauze znovu do ruky.

Tahle evidence sedí hlavně na lidi, kteří mají zakázky, náklady a termíny v jednom balíku. Typicky ji používá OSVČ, malá s.r.o., truhlářská dílna, servisní firma nebo účetní, která hlídá výsledek po jednotlivých zakázkách.

Když máš zakázky po kusech, ne po desítkách tisíc položek

Představ si truhláře se 4 zaměstnanci a 18 zakázkami měsíčně. U jedné kuchyně za 245 000 Kč bez DPH má materiál za 128 000 Kč, práci za 42 000 Kč a režii 15 000 Kč, takže marži vidíš hned bez Excelové gymnastiky.

Co řeší na začátku měsíce a co na konci

Na začátku měsíce chceš vědět, co je rozpracované, co čeká na dokončení a co už má skluz. Na konci měsíce zase potřebuješ rychle sečíst cash flow, ziskovost a zakázky, které půjdou do fakturace.

Obrázek 1 ukazuje list Zakázky: nahoře titul, pod ním přehledný řádek s hlavičkami a pod tím data v tabulce. Vidíš sloupce pro zákazníka, typ zakázky, stav, hodnotu bez DPH, náklady, marži, DPH i termíny.

Pokud fakturuješ plátcům, držíš v tabulce i DPH. V praxi je to jednoduché: základní sazba je v roce 2026 21 %, u vybraných položek se používá snížená sazba 12 %; když máš zakázku za 100 000 Kč bez DPH, připočteš 21 000 Kč a dostaneš 121 000 Kč s DPH.

Pro podnikání je důležité i to, co z toho uznáš do nákladů. U OSVČ v daňové evidenci sleduješ příjmy a výdaje, u s.r.o. se obvykle pracuje s podvojným účetnictvím, rozvahou a výkazem zisku a ztráty.

Proč je marže lepší než pouhá tržba

Tržba 300 000 Kč sama o sobě nic neříká. Když na ní máš 220 000 Kč přímé náklady a 30 000 Kč režii, zůstává 50 000 Kč hrubého výsledku, tedy 16,67 %; a právě tohle je číslo, podle kterého se rozhoduje, jestli má zakázka smysl.

List ti pomůže i při kontrole fakturace. U faktury musíš mít IČO, DIČ, číslo dokladu, datum vystavení, datum uskutečnění plnění a rozepsanou DPH; bez těchto údajů se v praxi snadno ztratí návaznost mezi zakázkou a výnosem.

Obrázek 2 odpovídá listu Přehled: dashboard se souhrnnými čísly, stavy zakázek a grafy. Hodí se pro rychlou kontrolu před uzávěrkou nebo před schůzkou s vedoucím výroby.

Nejhorší chyba je zapisovat tržbu bez nákladů a tvářit se, že zakázka vydělává. Když máš 50 zakázek za měsíc a u 10 z nich zapomeneš režii 8 000 Kč, zkreslíš výsledek o 80 000 Kč, a to už je rozdíl, který bolí.

Chybně zadané náklady umí rozhodit celý měsíc

V dílně se často stane, že materiál skončí jednou v nákladu a podruhé ve faktuře jako přirážka, nebo se přehlédne doprava a montáž. Pak marže na papíře vypadá slušně, ale po sečtení skutečných výdajů je z ní sotva nula.

Zpoždění bez evidence stojí nervy i peníze

Když nehlídáš skutečné dokončení, nepoznáš, jestli je skluz 2 dny nebo 12 dní. U zakázky za 180 000 Kč může zpoždění znamenat penále, přesčas lidí nebo posunutou fakturaci o celý měsíc, což zasáhne cash flow.

Praktický problém bývá i v tom, že někdo přepíše stav ručně a rozbije filtr. Pokud pak omylem označíš 15 rozpracovaných zakázek jako dokončené, přehled ti dá falešný klid a rozhoduješ podle špatných dat.

Obrázek 3 by ukazoval číselníky a opakovaně použitelné seznamy pro stavy, typy a osoby. Právě tohle bývá pojistka proti tomu, aby se v tabulce neobjevilo pět různých variant stejného názvu.

U stavebních zakázek se navíc vyplatí navázat na časový plán prací, aby bylo hned vidět, zda se jednotlivé etapy posouvají oproti termínům.

Nejjednodušší je napojit šablonu na pravidelný rytmus, který už stejně máš. Pokud zavíráš měsíc, udělej kontrolu zakázek ve stejný den jako součet fakturace nebo přípravu podkladů pro daňové přiznání.

Co dělat pokaždé stejně

• Zkopíruj si list pro další měsíc a přenes jen otevřené zakázky.
• Vyplň nové řádky hned po přijetí zakázky, ne až na konci týdne.
• Používej ověření dat u stavů, typů a osob, ať nevznikají chyby v názvech.
• Zapni podmíněné formátování pro zpožděné zakázky, aby problém svítil hned.

Kdy už ti tahle tabulka nestačí

Jakmile máš stovky zakázek, víc uživatelů a návaznost na sklad nebo účetnictví, Excel začne být jen přestupní stanice. V tu chvíli je lepší přejít na systém, který umí víceuživatelský provoz a kontrolu vazeb mezi doklady.

Pro menší firmu je ale tahle šablona často ideální: rychlá, levná a bez složitého zavádění. Když máš třeba 40 zakázek měsíčně a každá má průměrnou hodnotu 60 000 Kč, stačí ti přesný přehled a pravidelná disciplína, ne velký software.

Pro menší firmu je ale tahle šablona často ideální: rychlá, levná a bez složitého zavádění, zatímco u stavebních zakázek už bývá potřeba i přehled výměr pro přesnější kontrolu podkladů.