Upomínka faktury Excel - Šablona Zdarma

1. Na listu Upomínky doplň nové faktury do tabulky. Zapiš číslo faktury, odběratele, IČO, DIČ, město, datum vystavení, datum splatnosti a částku.
2. Vyplň úhradu a kontroluj sloupec Zbývá uhradit. Když je hodnota vyšší než nula, víš, že faktura ještě není srovnaná.
3. Podle sloupce Dní do splatnosti si vyber, co je na řadě dnes. Faktura s nulou nebo záporným číslem je kandidát na upomínku.
4. Po odeslání e-mailu nebo dopisu vyplň datum odeslání upomínky, počet upomínek a stručnou poznámku. Tím si uděláš historii bez dalšího seznamu.
5. Na listu Přehled zkontroluj souhrn. Sleduj hlavně počet neuhrazených faktur, celkový zůstatek a nejbližší termíny.
6. Na listu Návod si jednou projdi význam sloupců a pak už jen kopíruj řádky z minulého měsíce. Udržíš stejný formát a neztrácíš čas opravami.

Na stole ji má OSVČ i malá kancelář

Tuhle šablonu používáš ve chvíli, kdy už máš desítky vystavených faktur a nechceš každý den ručně kontrolovat splatnost. Typicky sedí OSVČ, účetní v malé s.r.o., fakturantce v dílně nebo správci peněz ve spolku, kde se platby hlídají ručně a peníze chodí později, než by měly.

V praxi stačí třeba 40 faktur měsíčně. Když máš průměrnou splatnost 14 dní a tři odběratele platí až po termínu, bez evidence snadno přehlédneš 2 nebo 3 připomínky týdně.

Obrázek 1 ukazuje list Upomínky

Na prvním listu vidíš tabulku se sloupci Stav, Číslo faktury, Dodavatel / odběratel, IČO, DIČ, Datum vystavení, Datum splatnosti, Dní do splatnosti, Částka bez DPH, DPH %, DPH Kč, Celkem k úhradě, Uhrazeno, Zbývá uhradit, Datum odeslání upomínky, Počet upomínek, Kontakt, E-mail a Poznámka. To je přesně ten formát, který potřebuješ, když chceš mít v jednom řádku celý příběh jedné faktury.

Přehled se hodí pro rychlé rozhodnutí

List Přehled ti dává smysl hlavně při uzávěrce týdne nebo měsíce. Když máš například 18 neuhrazených faktur v souhrnu za 126 000 Kč, hned víš, jestli má cenu dnes posílat jednu připomínku, nebo rovnou volat třem největším dlužníkům.

Faktura musí mít správné údaje

V české praxi hlídáš hlavně náležitosti faktury: jméno a adresu odběratele i dodavatele, IČO, DIČ, pořadové číslo, datum vystavení a datum uskutečnění zdanitelného plnění. U plátce DPH musí být rozepsaná daň, a to při základní sazbě 21 % nebo snížené 12 % tam, kde zákon dovoluje.

Na tuhle šablonu navazuje jednoduchý princip: dokud je faktura neuhrazená, sleduješ její splatnost a případně ji připomeneš. Když máš 10 faktur po 12 100 Kč včetně DPH, řešíš najednou 121 000 Kč, a už je rozdíl, jestli si termíny hlídáš nebo ne.

Termíny nejsou jen účetní detail

Pokud se ti neplatič táhne delší dobu, nepomáhá chaos v poznámkách, ale jasný záznam. U upomínky si proto drž datum odeslání, počet upomínek a kontakt, aby bylo vidět, kdy a komu jsi psal.

Praktický postoj: jednoduchá evidence stačí

Pro malou firmu je lepší jednoduchý seznam s pevnými poli než přestřelený systém, který nikdo nevyplňuje. Když máš 80 dokladů měsíčně a z toho 12 po splatnosti, přehledná tabulka je rychlejší než hledání v účetním programu jen kvůli třem jménům.

Pro těch 80 dokladů měsíčně je pak přirozeným dalším krokem evidence pohledávek a závazků, kde jsou splatnosti, upomínky i uhrazené částky na jednom místě.

Nejčastější problém je zpožděná reakce

Když čekáš, až bude faktura 30 dní po splatnosti, už bývá pozdě na slušnou a rychlou domluvu. V malé firmě to znamená zbytečně zadržené peníze, horší cash flow a víc času na dohánění toho, co šlo udělat včas.

Například tři faktury po 28 500 Kč, každá po splatnosti o 20 dní, dělají 85 500 Kč, které chybí v provozu. To už poznáš na nákupu materiálu i na výplatách.

Špatně vedená historie stojí nervy i čas

Bez data odeslání upomínky nepoznáš, jestli jsi už psal jednou nebo dvakrát. Bez počtu upomínek se pak těžko rozhoduje, kdy přejít z e-mailu na telefonát nebo předání věci právníkovi.

Drobné chyby se sčítají

Když si pleteš splatnost, vystavení a datum odeslání, tabulka ztrácí smysl. U 60 faktur měsíčně stačí 5 špatně zapsaných řádků a už honíš podklady půl hodiny navíc.

Jaký je rozumný přístup

Nejlepší je kontrolovat upomínky dvakrát týdně a držet jednu jednoduchou rutinu. U menší firmy je to obvykle levnější a účinnější než řešit vše až při měsíční uzávěrce.

Připoj ji k běžné kontrole peněz

Nejsnazší je vzít kontrolu upomínek vždycky spolu s kontrolou banky nebo páteční uzávěrkou. Když to děláš dvakrát týdně po 15 minutách, za měsíc máš hotovo zhruba za hodinu a nevisí ti v hlavě nejasnosti kolem plateb.

Pomůže jednoduchá rutina

• Každé pondělí doplň nové faktury.
• Každý čtvrtek projdi řádky s nulou nebo záporným číslem ve sloupci Dní do splatnosti.
• Po odeslání e-mailu hned vyplň datum a počet upomínek.
• Na konci měsíce zkontroluj přehled a přenes jen neuhrazené položky dál.

Kdy už tabulka nestačí

Jestli začneš měsíčně řešit stovky dokladů, víc poboček nebo automatické párování plateb, tabulka přestane stačit. Pak dává smysl přejít na fakturační nebo účetní systém, ale do té doby je tahle evidence rychlá, levná a hlavně pod kontrolou.

Do chvíle, než přejdeš na systém, se vyplatí mít i evidenci zálohových faktur, aby byly předpisy i následné doklady pohromadě.