Kniha pohledávek a závazků Excel - Šablona Zdarma

1. Na listu Evidence vyplň partnera, doklad, data a částky. U ukázkového řádku je vidět, že se pracuje se sloupci od ID dokladu po poznámku.
2. Doplň Datum vystavení, Datum splatnosti a případně Datum úhrady. Když je úhrada prázdná, snadno poznáš neuhrazený doklad.
3. Vyplň Částka bez DPH a Sazba DPH. V šabloně se pracuje s běžnou sazbou 21 % a dopočtem DPH z částky bez daně.
4. Kontroluj sloupec Zaplaceno a Zbývá uhradit. Při částečné platbě hned poznáš, kolik ještě chybí doplatit.
5. Na listu Přehled sleduj součty podle stavu. Obrázek 2 ukazuje souhrnný dashboard, ne dlouhý seznam dokladů.
6. List Návod používej jako rychlou připomínku pravidel, aby se evidence nerozpadla po pár týdnech používání.
7. Jednou týdně projdi po splatnosti a vyřaď uhrazené doklady. U menší firmy stačí deset minut, u většího objemu si nastav pevný den v týdnu.

Kdo ji používá nejčastěji

Nejvíc ji ocení OSVČ, menší s.r.o. a účetní v dílně nebo službách, kde chodí desítky faktur měsíčně. Když máš třeba truhláře se 4 zaměstnanci a 60 vydanými doklady za měsíc, bez evidence začneš dohánět platby po paměti a to končí chybami.

Jak vypadá běžná provozní situace

U e-shopu s 300 objednávkami měsíčně je rozdíl mezi vystavením, splatností a skutečnou úhradou zásadní. Stačí 12 dokladů po 8 000 Kč po splatnosti a máš vázaných 96 000 Kč, což už je na mzdách, materiálu nebo DPH vidět hned.

Co z toho vymáčkneš bez zbytečné práce

List Evidence je postavený tak, aby sis doklady přidal jedním řádkem a okamžitě viděl stav. Obrázek 1 ukazuje, že jsou po sobě připravené sloupce pro partnera, doklad, data, částky i poznámku, takže se v tom neztratí ani člověk, který účetnictví nedělá každý den.

Jak dlouho musíš doklady držet

Zákon o účetnictví chce archivaci účetních záznamů minimálně 10 let. U pohledávek a závazků je to praktické hlavně proto, že se k nim můžeš vracet při kontrole, dořešení sporu nebo při párování plateb z minulého roku.

Na co si dát pozor u DPH

Když jsi plátce DPH, hlídáš i daň na výstupu a návaznost na kontrolní hlášení. U běžných faktur se počítá základní sazba 21 % a u vybraných plnění snížená 12 %; přiznání k DPH i kontrolní hlášení se podávají do 25. dne následujícího měsíce.

Proč je lepší mít knihu než jen složku PDF

Za 40 faktur po 15 000 Kč bez DPH už máš obrat 600 000 Kč a bez seznamu snadno přehlédneš 3 neuhrazené položky po 15 000 Kč. Pro OSVČ s daňovou evidencí je jednoduchá tabulka často praktičtější než složitý systém, protože stačí pár polí a přitom zůstaneš v kontrole nad čísly.

Nejhůř dopadá chybějící datum úhrady

Když necháš prázdné Datum úhrady, přestaneš poznávat, co je skutečně zaplacené a co jen vypadá zaplaceně. U 25 faktur po 4 200 Kč může jediná chybějící platba znamenat rozdíl 4 200 Kč v cash flow, a to je na konci měsíce nepříjemné.

Po splatnosti bez filtru je drahá chyba

Sloupec Po splatnosti (dny) není ozdoba. Když ho nehlídáš, reklamace a upomínky poletí pozdě a u firmy s 80 doklady měsíčně snadno utečou i faktury za 20 000 Kč, které už měly být dávno urgované.

Častý problém je i záměna pohledávky a závazku

Jestli smícháš přijaté a vystavené doklady bez rozlišení typu položky, přehled ztrácí smysl. V praxi je lepší mít jeden jasný seznam a v něm rozlišit pohledávku a závazek hned na prvním pohledu, než pak ručně přepočítávat, co ti má přijít a co máš poslat.

Právě proto je dobré mít hotový peněžní deník, kde se pohledávky i závazky promítnou do daňové evidence bez ručního přepočítávání.

Napoj ji na týdenní kontrolu

Nejjednodušší je otevřít tabulku vždy ve stejný den, třeba v pátek po uzávěrce banky. Když projdeš 30 dokladů za 10 minut, je to pořád lepší než hasit 5 opožděných plateb najednou na konci měsíce.

Drž stejný postup pro zadávání

Vyplňuj řádky vždy ve stejném pořadí: partner, doklad, datum, částka, sazba, úhrada. Tím snížíš chyby a přehled bude čitelný i po 200 řádcích, kde už ruční hledání začíná být otrava.

Kdy už tabulku nahradit systémem

Pokud se dostaneš nad 500 dokladů za rok nebo potřebuješ navazovat na banku a sklad, jednoduchý Excel přestane stačit. Dokud ale řešíš běžnou agendu OSVČ nebo malé firmy, je tahle šablona rychlejší než drahý software a na běžnou kontrolu pohledávek i závazků úplně stačí.

• Jednou týdně zkontroluj po splatnosti.
• Po každé úhradě doplň datum a zbytek k doplacení.
• Na konci měsíce porovnej součet s bankou.

Na konci měsíce porovnej součet s bankou a z údajů o plněních pak snadno sestavíš souhrnné hlášení.