Kniha zálohových faktur Excel - Šablona Zdarma

1. Na listu Kniha zálohových faktur vyplň datum, číslo dokladu, odběratele, částku a stav platby. Udržuj pořadí dokladů tak, jak přišly.
2. Na listu Vyúčtování a DPH doplň návaznost na konečnou fakturu a sleduj, kolik z přijaté zálohy už bylo zdaněno.
3. Na listu Přehled kontroluj součty za období. Pokud ti tam skočí rozdíl, hledej chybu ve vstupních řádcích, ne v přehledu.
4. List Návod si projdi jednou hned na začátku. Ušetří ti čas při prvním vyplnění i při měsíčním opakování.
5. Po každém měsíci si tabulku ulož jako kopii a pokračuj v nové verzi. Zůstane ti historie pro kontrolu i pro Finanční úřad.
6. Pokud vedeš víc zakázek najednou, zapisuj každou zálohu hned po přijetí peněz. U třiceti dokladů za měsíc je odklad na večer skoro jistý zdroj chyb.

Když fakturuješ zálohy předem

Tuhle tabulku používá hlavně OSVČ, účetní v malé s.r.o. a kancelářská síla v řemeslné firmě. Typický případ je zakázka na míru, kde chceš před zahájením práce vybrat 50 % ceny dopředu.

Například truhlář se 4 zaměstnanci vystaví měsíčně 18 záloh po 12 100 Kč včetně DPH. Bez knihy záloh začneš po dvou měsících lovit, co už bylo uhrazené a co už patří do vyúčtování.

Obrázek 1 ukazuje vstupní list

Na prvním listu bývají vedle sebe sloupce pro datum vystavení, číslo dokladu, odběratele, částku, splatnost a stav úhrady. To je přesně ten formát, který potřebuješ, když zpracováváš desítky dokladů měsíčně a nechceš hledat položky v e-mailech.

Kdy je to nejvíc užitečné

Nejvíc se tahle evidence hodí na začátku sezóny, při náběhu nových zakázek a při měsíční uzávěrce. Když máš třeba 300 objednávek měsíčně v e-shopu a u třetiny bereš zálohu, ruční evidence už je zbytečně pomalá.

Záloha není konečná faktura

U zálohy sleduj, kdy vzniklo zdanitelné plnění, co bylo skutečně přijato a kdy bude vystaveno vyúčtování. Pro účely DPH se u přijaté úplaty řeší daňový doklad a návaznost na následné plnění.

V české praxi se opíráš o zákon o účetnictví a o pravidla k DPH. Doklady si drž minimálně 10 let a u daňových dokladů si hlídej i návaznost na pořadové číslo, IČO, DIČ a rozepsanou daň.

Lhůty, které tě nepustí

Pokud jsi plátce DPH, přiznání k DPH i kontrolní hlášení se standardně podává do 25. dne následujícího měsíce. Když tedy v lednu přijmeš zálohu 24 200 Kč s DPH 12 %, musí být správně zachycená v dokladech už při lednovém zpracování.

Co je jednodušší v běžném provozu

Pro OSVČ s menším počtem záloh je pořád nejjednodušší vést to v jedné tabulce a jednou měsíčně zkontrolovat vazbu na přiznání. U firmy s více zakázkami už je to ale dobrý základ pro pozdější přechod do fakturačního systému nebo účetního softwaru.

Dvakrát zaevidovaná stejná platba

Nejčastější problém je jednoduchý: záloha je uhrazená, ale zůstane v tabulce jako nevyřízená a pak se připočte ještě jednou při vyúčtování. Při 20 položkách měsíčně to udělá rozdíl klidně 24 200 Kč, což už v přehledu svítí jako zbytečný chaos.

Další chyba je špatné datum uskutečnění plnění. Když vystavíš zálohu 29.01.2026 a do přiznání ji dáš až do února, rozhodíš si DPH i měsíční kontrolu a opravuješ to dvakrát.

Co stojí pozdní nebo nepřesná evidence

Při opožděném kontrolním hlášení může pokuta začínat na 1 000 Kč a u opakovaného nebo nereagovaného pochybení jít až do 50 000 Kč. U malého provozu přitom často nejde o daňový problém, ale o ztracený čas, který si vyžádá dohledávání podkladů po telefonu a v e-mailech.

Proč je lepší oddělit zálohy od vyúčtování

Nejlepší je mít zálohy vedené zvlášť od konečných faktur. Když to smícháš dohromady, za dva měsíce už nepoznáš, co je příjem peněz, co je daňový doklad a co jen vnitřní podklad pro účetní.

Když se vyúčtování zpětně opravuje, hodí se mít po ruce evidenci dobropisu, aby byl rozdíl proti původní faktuře dohledatelný bez dalšího hledání.

Navázání na uzávěrku

Nejlépe funguje, když si knihu záloh otevřeš vždy spolu s měsíční uzávěrkou, třeba při zpracování mezd nebo při uzavírání DPH. Když to spojíš s jedním pevným termínem, tabulka se neodloží na příště.

• Jednou za týden zkontroluj, jestli sedí stav úhrad.
• Na konci měsíce zkopíruj list pro další období.
• Do prázdných polí nepouštěj volný text, ale drž stejné názvy sloupců.

Kdy už tabulka nestačí

Jakmile se dostaneš na stovky dokladů za měsíc, víc už pomůže specializovaný systém. Pro 15 až 40 záloh měsíčně je ale Excel pořád rychlý, levný a přehledný nástroj, hlavně když potřebuješ jen evidenci a jednoduchý přehled.

Malý návyk, velký efekt

Stačí 10 minut denně. Když každý den zapíšeš 3 nové zálohy, za měsíc máš 60 řádků pod kontrolou a nemusíš je dohledávat zpětně po bankovním výpisu.

Jakmile chceš mít i dlužné částky pod kontrolou ještě před splatností, navazuje na to předsplatnostní upomínka pro rychlé připomenutí faktury.