Evidence majetku Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Evidence majetku a začni prvním volným řádkem od řádku 2. Žluté buňky určené k ručnímu vyplnění najdeš podle pokynů na samostatném listu.
2. Zadej jedinečné inventární číslo, typ, název, výrobní číslo nebo IMEI, umístění a odpovědnou osobu. Výběrová pole nabízejí například Notebook, Služební automobil, Tiskárna nebo Výrobní stroj.
3. Doplň dodavatele, číslo dokladu, datum pořízení ve formátu DD.MM.RRRR, pořizovací cenu bez DPH a sazbu DPH. Částku zapisuj například jako 24 900,00 Kč, bez ručního výpočtu ceny s daní.
4. Zadej dobu odpisování v celých letech od 1 do 50. Sloupce Pořizovací cena včetně DPH, Roční odpis, Počet měsíců používání, Oprávky a Zůstatková cena jsou výstupní výpočty.
5. Nastav stav na V používání, Na skladě, Vyřazen nebo Servis. Při vyřazení doplň datum vyřazení a poznámku s důvodem.
6. Jednou měsíčně zkontroluj umístění, odpovědnou osobu a stav. Sloupec Kontrola stavu upozorní na plně odepsané položky nebo majetek označený k vyřazení.
7. Na listu Přehled ověř souhrnné hodnoty a grafy. Před inventurou porovnej tabulku s fyzickým stavem a doklady uloženými podle interního systému firmy.

Majetek živnostníka a malé firmy

Tabulku využije živnostník na OSVČ, účetní v malé s.r.o. i kancelářská síla ve výrobní firmě. Potřeba obvykle vzniká při pořízení notebooku, automobilu nebo stroje, před roční uzávěrkou a při fyzické inventuře.

Truhlář se 4 zaměstnanci může evidovat například 2 pily, 4 notebooky, dodávku a kancelářský nábytek. U každé položky vidí umístění, odpovědnou osobu, číslo faktury a stav V používání nebo Servis.

Co zapisuješ do hlavního listu

List Evidence majetku má připraveno 100 řádků a sloupce od Inventární číslo po Datum vyřazení. Příklad z připravených dat ukazuje notebook za 18 900,00 Kč bez DPH, automobil za 642 000,00 Kč a tiskárnu za 24 900,00 Kč.

Obrázek 1 názorně ukazuje, že vstupní údaje jsou vlevo a vypočtené hodnoty uprostřed tabulky. Díky filtru můžeš rychle zobrazit například všechna zařízení v Brně nebo majetek přiřazený jedné osobě.

Přehled pro vedení

List Přehled počítá celkový počet položek, pořizovací cenu bez DPH, průměrnou pořizovací cenu, zůstatkovou cenu a podíl aktivních položek. Zároveň rozděluje majetek podle devíti typů a čtyř stavů.

Pořizovací cena a DPH

Podle pravidel zákona o účetnictví slouží evidence jako podklad pro účetní záznamy a inventarizaci; sama však nenahrazuje účetní odpisový plán ani účetní doklad. Do sloupce Pořizovací cena bez DPH zadávej částku podle dokladu. Při ceně 100 000,00 Kč a sazbě 21 % vyjde cena včetně DPH na 121 000,00 Kč.

Základní sazba DPH je 21 %, snížená sazba 12 %. Šablona nabízí obě hodnoty ve výběrovém poli, ale správné zařazení musí odpovídat konkrétnímu plnění a nároku na odpočet.

Odpisy nejsou automaticky účetním rozhodnutím

Šablona počítá roční odpis jednoduchým vzorcem pořizovací cena bez DPH dělená dobou odpisování. U majetku za 240 000,00 Kč s dobou 4 roky tak vyjde 60 000,00 Kč ročně. Skutečné daňové a účetní odpisy musí odpovídat zvolené metodě, zařazení majetku a interním pravidlům.

Doklady uchovávej podle zákona o účetnictví; účetní záznamy se běžně archivují 10 let. Pro kontrolu je proto důležité, aby číslo dokladu, dodavatel, datum pořízení a inventární číslo jednoznačně odkazovaly na fakturu nebo předávací protokol.

Excelové výpočty v souboru

Soubor uvnitř používá mezinárodní anglický standard zápisu funkcí a Excel ti názvy zobrazí česky podle nastavení jazyka. Přehled využívá ekvivalenty funkcí POČET, SUMA, PRŮMĚR, COUNTIF a SVYHLEDAT pro souhrny podle typu a stavu.

Ztracené doklady a duplicitní inventární čísla

Nejčastější provozní problém není vzorec, ale druhý zápis stejného majetku. Když notebook zapíšeš jako INV-2026-014 i INV-2026-041, může se při inventuře tvářit jako dvě položky. U zařízení za 30 000,00 Kč tak vznikne rozdíl 30 000,00 Kč v evidenci.

Každé inventární číslo proto před uložením porovnej s posledním použitým číslem a číslo faktury spoj s dodavatelem a datem pořízení. Šablona připravuje sloupec pro identifikátor, ale sama neověřuje jedinečnost proti externímu systému.

Špatná sazba a záměna ceny

Pokud zapíšeš cenu včetně DPH do sloupce bez DPH, u částky 121 000,00 Kč bude šablona počítat 146 410,00 Kč včetně DPH. Rozdíl 25 410,00 Kč zkreslí přehled i podklad pro odpisy.

Stejně škodlivé je ruční přepisování vypočtených sloupců. Při změně sazby nebo doby odpisování může zůstat stará hodnota oprávek a zůstatková cena.

Vyřazený majetek zůstane aktivní

U tiskárny nahrazené novým zařízením nastav stav Vyřazen, doplň datum vyřazení a poznámku. Pokud stav nezměníš, přehled ji stále započítá mezi položky V používání. U firmy se 80 kusy majetku může jediná zapomenutá aktualizace zkreslit inventuru i seznam odpovědných osob.

Sloupec Kontrola stavu pomáhá odhalit plně odepsanou položku nebo vyřazení, ale nenahrazuje fyzickou kontrolu. Při manku musíš dohledat předávací protokol, servisní záznam nebo doklad o likvidaci.

Krátká kontrola po každém pořízení

Nejjednodušší rutina je zapsat nový majetek ve stejný den, kdy zaúčtuješ fakturu. Vyplň inventární číslo, doklad, cenu bez DPH, datum pořízení a umístění; deset minut práce zabrání tomu, aby se 20 nových položek hromadilo do konce roku.

Pracuj pouze ve vstupních sloupcích a vzorce nemaž. Soubor obsahuje předpřipravené řádky 2 až 101, takže můžeš pokračovat ve stejné struktuře bez kopírování vzorců.

Měsíční kontrolní termín

• První pracovní den měsíce vyfiltruj stav Servis a Na skladě.
• Před zpracováním účetní uzávěrky porovnej nově přijaté faktury s inventárními čísly.
• Po fyzické inventuře aktualizuj umístění, odpovědnou osobu a stav.
• Na listu Přehled porovnej celkovou pořizovací a zůstatkovou cenu s účetní evidencí.

Kdy tabulka přestává stačit

Pro malou firmu s desítkami položek je Excel praktický. Pokud spravuješ stovky zařízení, více skladů, časté přesuny nebo potřebuješ historii každé změny, přejdi na majetkový systém s uživatelskými právy a auditní stopou. Tato šablona má kapacitu 100 řádků, proto ji při větším objemu nerozšiřuj bez kontroly všech vzorců a odkazů.