Kniha pohledávek Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Kniha pohledávek a nejdřív si projdi záhlaví od Č. faktury po Poznámku. Žlutě zvýrazněná pole používej jako vstupní údaje.
2. Do každého řádku zapiš jednu vystavenou fakturu, například F2026-001, odběratele Novák s.r.o., město Praha a data ve formátu DD.MM.RRRR.
3. Zadej částku bez DPH a sazbu DPH. U faktury za 85 000,00 Kč bez DPH při sazbě 21 % ověř, že celková částka odpovídá 102 850,00 Kč.
4. Do sloupce Uhrazeno zapisuj skutečně přijaté platby, ne pouze datum odeslání faktury. U částečné úhrady například 65 000,00 Kč zůstává nedoplatek 37 850,00 Kč.
5. Pravidelně kontroluj sloupce Zbývá uhradit, Dní po splatnosti a Stav. Neuhrazenou fakturu po splatnosti doplň o poznámku s datem telefonátu nebo upomínky.
6. Na konci týdne otevři list Přehled a porovnej celkovou hodnotu otevřených pohledávek s bankovním účtem. List Návod použij, když si nejsi jistý významem některého sloupce.

Kniha pohledávek se hodí všude, kde vystavuješ faktury s odloženou splatností a nechceš spoléhat na paměť nebo hledání v e-mailu. Typicky ji používá živnostník na OSVČ, fakturantka v řemeslné firmě, účetní v malé s.r.o. nebo jednatel, který si sám hlídá cash flow.

Největší smysl má tabulku otevřít jednou týdně, například v pátek po spárování plateb z banky. U faktur se splatností 14 nebo 30 dní tak zachytíš problém dřív, než se z běžného zpoždění stane několikaměsíční dluh.

Co zapisuješ u každé faktury

Na obrázku 1 je hlavní list uspořádaný vodorovně: nejdřív identifikace dokladu a odběratele, potom data, částky, úhrada a stav. Sloupec Č. faktury může obsahovat například F2026-001, následuje Novák s.r.o. a Praha; data vystavení a splatnosti zapisuj jako 05.01.2026 a 04.02.2026.

Částka 85 000,00 Kč bez DPH při sazbě 21 % znamená DPH 17 850,00 Kč a celkem 102 850,00 Kč. Pokud zákazník pošle jen 65 000,00 Kč, otevřená pohledávka činí 37 850,00 Kč. Právě tento rozdíl je důležitější než samotný seznam vystavených faktur.

Situace, kdy tabulka šetří čas

Truhlář se čtyřmi zaměstnanci může mít každý měsíc 25 faktur za zakázky a materiál. Při pěti minutách na kontrolu jednoho dokladu znamená ruční dohledávání přes dvě hodiny; v tabulce projde splatnosti a nedoplatky během několika minut.

U e-shopu se 300 objednávkami měsíčně je tato šablona vhodnější pro vystavené firemní faktury než pro každou běžnou karetní platbu. Pro menší počet odběratelských faktur je Excel přehlednější než účetní systém, jakmile ale řešíš stovky úhrad denně, převládne automatické párování v programu.

Obrázek 2 ukazuje list Přehled, který používáš pro souhrnnou kontrolu, zatímco obrázek 3 v listu Návod vysvětluje postup práce. Díky oddělení zadávání a kontroly se v hlavní knize méně často přepisují již zaúčtované údaje.

Tabulka sama o sobě nenahrazuje daňovou evidenci, účetnictví ani daňové přiznání. Je to pomocná evidence vydaných dokladů a plateb. U plátce DPH musí údaje navazovat na daňové doklady, účetní systém a případně kontrolní hlášení.

Faktura plátce DPH obvykle obsahuje jméno a adresu dodavatele i odběratele, IČO, DIČ, pořadové číslo, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně, sazbu a vyčíslenou DPH. Základní sazba je v roce 2026 21 %, snížená sazba 12 % se používá u vybraných plnění, například potravin, léků, knih a tepla.

Evidence data splatnosti není datum zdanění

V šabloně jsou oddělená data vystavení a splatnosti. To je správně, ale pro zákon o DPH potřebuješ při zaúčtování znát také datum uskutečnění zdanitelného plnění. Datum splatnosti 04.02.2026 samo neříká, do kterého období patří výstupní DPH.

Plátce podává přiznání k DPH a kontrolní hlášení zpravidla do 25. dne po skončení zdaňovacího období. Měsíční plátce tedy řeší lednové doklady do 25.02.2026; čtvrtletní plátce podává přiznání za první čtvrtletí do 25.04.2026, pokud tento den připadne na pracovní den podle platných lhůt.

OSVČ, s.r.o. a archivace dokladů

OSVČ vedoucí daňovou evidenci sleduje především příjmy, výdaje a pohledávky pro daňové účely. Účetní jednotka podle zákona o účetnictví musí účetní záznamy uchovávat po dobu stanovenou zákonem, u účetních závěrek typicky 10 let. Excelovou knihu proto pravidelně zálohuj a nemazávej starší řádky po zaplacení faktury.

Roční výsledek musí navazovat na účetní knihu, rozvahu a výkaz zisku a ztráty, pokud vedeš účetnictví. Pro přiznání k dani z příjmů připadá běžná lhůta na 1. dubna, při elektronickém podání nebo s poradcem může být lhůta delší; evidenci proto uzavírej podle skutečného termínu podání, ne až při posledním hledání dokladů.

Nejdražší chyba není špatná barva buňky, ale nesoulad mezi částkou na faktuře a přijatou platbou. U dokladu na 102 850,00 Kč můžeš omylem zapsat do sloupce Uhrazeno 85 000,00 Kč bez DPH a vytvořit falešný nedoplatek 17 850,00 Kč. Odběrateli pak pošleš upomínku, přestože zaplatil správně.

Částečná úhrada a dobropis

U faktury F2026-005 za 254 100,00 Kč celkem může přijít záloha 100 000,00 Kč. Do Uhrazeno patří skutečně přijatých 100 000,00 Kč, nikoli částka, kterou zákazník slíbil. Zbývá tedy 154 100,00 Kč; po další platbě musíš zvýšit úhradu, ne založit druhý řádek pro stejnou fakturu.

Samostatnou pozornost vyžaduje dobropis. Když snížíš částku pouze v poznámce, zůstane v knize nadhodnocená pohledávka. Správný postup je ponechat původní doklad dohledatelný, přidat opravný doklad podle účetního systému a v poznámce uvést vazbu mezi čísly.

Splatnost, upomínka a pokuta

Častý provozní omyl je počítat dny po splatnosti od data vystavení. Faktura vystavená 05.01.2026 se splatností 04.02.2026 není po splatnosti 30 dní už v lednu. Rozhodující je datum splatnosti a aktuální datum; při částečné úhradě sleduj hlavně zbývající částku.

Pozdní úhrada může znamenat nárok na úrok z prodlení, který se v obchodních vztazích odvíjí od repo sazby ČNB zvýšené o 8 procentních bodů, pokud nebyla sjednána jiná sazba. U dluhu 100 000,00 Kč a roční sazby například 11,75 % činí 30 dní prodlení přibližně 965,75 Kč, výpočet ale vždy opři o správnou sazbu pro dané období.

U plátce DPH může chybný nebo opožděně zpracovaný doklad narušit kontrolní hlášení. Za pozdní nepodání kontrolního hlášení se ukládají pokuty od 1 000 Kč do 50 000 Kč podle konkrétního porušení a procesní situace. Tabulka tedy není náhradou kontroly dokladů, ale výrazně snižuje riziko, že na fakturu zapomeneš.

Jakmile tabulka hlídá faktury, navazuje už jen evidence pro kontrolní hlášení, aby se žádný doklad nepropadl mezi vystavením a odevzdáním.

Šablona funguje jen tehdy, když se do ní zapisuje ve stejný okamžik jako do banky nebo fakturačního systému. Nejlepší je pevný blok 20 minut každý pátek: stáhneš pohyby na účtu, doplníš úhrady, projdeš splatné řádky a zapíšeš další krok do Poznámky.

Jednoduchý rytmus po vystavení faktury

• V den vystavení faktury založ jeden nový řádek a překontroluj číslo, odběratele, datum splatnosti a částku.
• V den párování banky doplň skutečnou úhradu. U rozdělené platby neslučuj dvě faktury do jedné poznámky, ale zachovej dohledatelné částky.
• Každé pondělí projdi řádky po splatnosti a u každého uveď konkrétní akci, například e-mail 16.02.2026 nebo telefonát odběrateli.
• Před termínem DPH porovnej částky v knize s vydanými daňovými doklady a účetním systémem; neřeš daň pouze podle toho, co je právě zaplacené.

Jak si tabulku nepokazit

List Kniha pohledávek si na konci měsíce ulož jako zálohu, například Pohledávky_2026-02.xlsx, a nový měsíc začni kopií souboru. Nevytvářej paralelní verze u tří lidí; jedna aktuální kniha a jedna určená osoba pro zápis je u malé firmy bezpečnější.

Při zadávání používej jednotný formát data DD.MM.RRRR a částky 1 234,56 Kč. Pokud v Excelu používáš funkce jako SUMA nebo KDYŽ, soubor uvnitř používá mezinárodní anglický standard zápisu; Excel ti název zobrazí česky podle nastavení jazyka.

Jakmile máš více než 500 až 1 000 faktur měsíčně, několik uživatelů nebo potřebu automatického párování banky, přejdi na účetní či fakturační systém. Pro 20 až 80 otevřených pohledávek je ale Excel často rychlejší a levnější než složité řešení.

V této fázi dává smysl mít připravené i podklady pro DPH, protože při vyšším objemu faktur už je potřeba řešit i daňové přiznání.