Proforma faktura Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Proforma faktura a ulož si vlastní kopii souboru. Čistý vzor si ponech pro další zákazníky.
2. V části DODAVATEL nahraď údaje Alfa Trade s.r.o. svým názvem, adresou, IČO, DIČ, telefonem a e-mailem.
3. V části ODBĚRATEL zapiš přesný název nebo jméno zákazníka, fakturační adresu, IČO, DIČ a kontaktní údaje.
4. Doplň číslo proformy, datum vystavení, termín úhrady, bankovní účet a variabilní symbol podle údajů své objednávky.
5. Do položek napiš zboží nebo službu, množství, jednotkovou cenu a případnou sazbu DPH. Při základu 2 000,00 Kč činí DPH 21 % částku 420,00 Kč a celkem 2 420,00 Kč.
6. Projdi list Přehled a porovnej souhrn s částkou na proformě. Obrázek 2 ukazuje kontrolní list a obrázek 3 list Návod.
7. Soubor ulož například jako Proforma_Beta-Servis_2026-014.xlsx, zkontroluj účet a částku a potom dokument exportuj do PDF.

Proforma faktura se používá ve chvíli, kdy chceš zákazníkovi sdělit částku k úhradě ještě před uskutečněním dodávky. Typicky ji vystaví truhlář před objednáním desek, servisní firma před nákupem drahého náhradního dílu nebo e-shop u zakázkového zboží vyráběného až po zaplacení.

Živnostník na OSVČ si v šabloně připraví údaje o sobě a odběrateli, popíše například výrobu vestavné skříně a uvede zálohu 30 000,00 Kč. U zakázky za 60 000,00 Kč tak zákazník předem uhradí 50 % a zbývajících 30 000,00 Kč se řeší po dokončení podle objednávky.

Co uvidíš na prvním listu

List Proforma faktura má nahoře výrazný název a pod ním dva barevně oddělené bloky DODAVATEL a ODBĚRATEL. V levé části jsou řádky pro název, adresu, IČO, DIČ, telefon a e-mail dodavatele; stejná struktura je v pravé části pro odběratele. Obrázek 1 ukazuje tyrkysové záhlaví, světlé vstupní plochy a zarovnané údaje.

Fakturantka v malé řemeslné firmě tak nemusí při každé objednávce hledat adresu v e-mailu. U čtyřčlenného truhlářství, které vystaví 12 záloh za měsíc, jednotná šablona omezí přepisování a usnadní kontrolu stejných polí.

K čemu slouží list Přehled

List Přehled použij před exportem do PDF. Obrázek 2 zachycuje kontrolní pohled na připravená data; list Návod na obrázku 3 vysvětluje základní postup práce.

Můj praktický postoj je jednoduchý: pro jednotlivou zálohu je Excel rychlejší než účetní program, ale při 300 objednávkách měsíčně už ruční přepis zvyšuje riziko chyby. Tehdy má proforma vznikat ze systému a Excel si nech jako kontrolní nebo tiskovou pomůcku.

Proforma faktura, zálohová výzva nebo předfaktura není podle zákona o DPH daňový doklad. Samotné vystavení neznamená vznik povinnosti přiznat DPH a proforma nezakládá automatický nárok na odpočet. Je to dokument, který zákazníkovi sděluje, kolik a kam má předem zaplatit.

Jsi-li plátce DPH a účtuješ službu v základní sazbě 21 %, můžeš na proformě informativně uvést základ 10 000,00 Kč, DPH 2 100,00 Kč a částku k úhradě 12 100,00 Kč. U vybraných plnění se používá snížená sazba 12 %, například u některých potravin, léků, knih nebo tepla.

Co následuje po přijetí platby

Po úhradě zálohy vystavíš podle své situace daňový doklad k přijaté platbě a po dodání konečný doklad, ve kterém zálohu započteš. U plátce DPH je nutné hlídat přiznání k DPH a kontrolní hlášení do 25. dne následujícího měsíce nebo čtvrtletí podle zdaňovacího období.

Konečný daňový doklad musí obsahovat zejména identifikaci dodavatele a odběratele, IČO, DIČ, pořadové číslo, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění a rozepsanou DPH. Proforma může mít podobná pole kvůli přehlednosti, ale označení PROFORMA FAKTURA musí zůstat zřetelné.

Evidence a archivace

Doklady související s účetnictvím uchovávej podle zákona o účetnictví zpravidla 10 let. U OSVČ v daňové evidenci ulož proformu, objednávku, bankovní výpis, doklad k přijaté platbě i konečnou fakturu k jedné zakázce.

Pokud nejsi plátce DPH, sazbu 21 % ani 12 % na proformu nepřidávej. Proforma není náhradou za řádný daňový doklad a nesmí zákazníka uvádět v omyl, že už jde o fakturu se splatnou daňovou povinností.

Nejhorší chyby u proformy vznikají při přepisu peněz a identifikace. Uživatel nechá v dokumentu vzorové DIČ CZ12345678, pošle zákazníkovi účet z jiné zakázky nebo přepíše 18 500,00 Kč jako 15 800,00 Kč. Rozdíl 2 700,00 Kč pak musí vysvětlovat, vracet nebo znovu vybírat.

Špatný příjemce a nesprávný účet

Fakturantka může zkopírovat minulý list a změnit pouze název zákazníka. Pokud přehlédne starý variabilní symbol nebo bankovní účet, platba 24 200,00 Kč sice odejde, ale spáruje se k jiné objednávce. Při 10 takových proformách za měsíc znamená ruční dohledávání několik hodin práce.

Před exportem proto kontroluj v tomto pořadí název odběratele, částku, číslo účtu a variabilní symbol. Vzorové údaje Alfa Trade s.r.o. a Beta Servis a.s. musíš před odesláním skutečně nahradit.

Záměna proformy za daňový doklad

Další problém nastane, když plátce DPH pošle pouze proformu a zaúčtuje ji jako běžnou fakturu. Z částky 10 000,00 Kč bez DPH a sazby 21 % vychází 2 100,00 Kč daně, ale nárok na odpočet se neopírá o pouhou výzvu k platbě. Chybějící daňový doklad může vést k doměření daně a úroku z prodlení.

U opožděného nebo nepodaného kontrolního hlášení může pokuta podle typu pochybení a reakce na výzvu dosáhnout 1 000 až 50 000 Kč. Proforma sama pokutu nezpůsobí, ale špatně vedený proces kolem přijaté zálohy ano.

Chybné množství a zaokrouhlení

Častý omyl je ruční přepsání mezisoučtu po změně množství. Tři kusy po 1 250,00 Kč nejsou 2 500,00 Kč, ale 3 750,00 Kč; při 21% DPH činí daň 787,50 Kč a celkem 4 537,50 Kč. Před odesláním porovnej řádek s objednávkou a částku s bankovním předpisem.

Po kontrole řádku s objednávkou a částky s bankovním předpisem bývá dalším krokem oprava chybného vyúčtování.

Excelová šablona funguje dlouhodobě jen tehdy, když má místo v konkrétním pracovním postupu. Nejlépe ji přivaž k okamžiku, kdy přijde podepsaná objednávka nebo zálohová podmínka, ne k neurčitému předsevzetí, že faktury vyřídíš někdy během týdne.

Vytvoř stejný postup pro každou zakázku

U každé proformy projdi stejných pět bodů: objednávka, údaje odběratele, částka, bankovní instrukce a PDF. Při 20 proformách měsíčně zabere kontrola 2 minuty na dokument 40 minut; to je levnější než jedna chyba v částce 20 000,00 Kč.

• V den přijetí objednávky zkopíruj čistý vzor a přejmenuj soubor číslem proformy.
• Vstupní buňky se žlutým pozadím vyplň odshora dolů, aby nezůstalo staré DIČ nebo telefon.
• Po odeslání označ stav v názvu souboru jako ODESLÁNO, UHRAZENO nebo VYÚČTOVÁNO.
• Po přijetí platby přilož bankovní výpis a nastav úkol pro vystavení správného daňového dokladu.

Kontrola přes list Přehled

List Přehled otevři při týdenní kontrole banky. Porovnej připravené částky s příchozími platbami; například tři proformy po 12 100,00 Kč mají dát dohromady 36 300,00 Kč. Obrázek 2 ukazuje přehledový list, zatímco obrázek 3 připomíná postup v listu Návod.

Český Excel může názvy funkcí zobrazovat například jako SUMA, KDYŽ nebo SVYHLEDAT; soubor uvnitř používá mezinárodní anglický standard zápisu a Excel název zobrazí podle nastavení jazyka. U této šablony ale nepřidávej složité vzorce jen kvůli vzhledu.

Kdy Excel vyměnit za systém

Jakmile proformy vytváří více lidí, máš přes 100 dokladů měsíčně nebo potřebuješ automatické párování plateb, číslování a auditní stopu, přejdi na fakturační či účetní systém. Excel je výborný pro menší provoz a kontrolu, ale není vhodné místo pro současné ruční úpravy několika uživatelů.

Jakmile proformy vytváří více lidí, máš přes 100 dokladů měsíčně nebo potřebuješ automatické párování plateb, číslování a auditní stopu, přejdi na zálohovou fakturu nebo účetní systém.