Zálohová faktura Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Zálohové faktury a nejdříve si nastav vlastní číselnou řadu, například ZF-2026-001. Číslo veď bez duplicit, protože podle něj budeš zálohu dohledávat v e-mailu, objednávce i účetnictví.
2. Do každého nového řádku zapiš odběratele, datum vystavení, datum splatnosti, číslo objednávky a IČO. Datum zadávej ve formátu DD.MM.RRRR, například 14.07.2026.
3. Vyplň základ v Kč a sazbu DPH podle skutečného plnění. Při základu 20 000,00 Kč a sazbě 21 % odpovídá DPH 4 200,00 Kč a celkem k úhradě 24 200,00 Kč.
4. Po přijetí platby doplň částku do sloupce Uhrazeno (Kč). Zkontroluj sloupce Zbývá uhradit (Kč), Stav úhrady a % uhrazeno; při částečné platbě nesmíš řádek označit jako plně uhrazený.
5. Jednou týdně projdi data splatnosti a porovnej je s bankovním účtem. U nezaplacených záloh si poznamenej, kdy odešleš upomínku, ale samotnou upomínku eviduj podle svého běžného systému.
6. Na listu Přehled zkontroluj souhrnné hodnoty a případné nesrovnalosti. List Návod použij jako rychlou nápovědu při prvním vyplnění nebo při předání souboru kolegovi.
7. Po uzavření měsíce ulož kopii souboru s datem, například ZF_2026-07.xlsx. Excelový soubor ber jako evidenční pomůcku; daňové doklady a bankovní výpisy ukládej také do svého účetního archivu.

Zálohová faktura se používá hlavně tam, kde dodavatel nezačne práci nebo nedodá zboží bez částečné či úplné platby předem. Typicky ji vystavuje truhlář před nákupem materiálu, stavební firma před zahájením etapy, grafik před dlouhou zakázkou nebo e-shop při individuální objednávce mimo běžnou platební bránu.

Živnostník na OSVČ často řeší několik záloh současně: 30 000 Kč na kuchyň, 12 000 Kč na web a 8 500 Kč na servisní zásah. Bez evidence se snadno stane, že při dokončení zakázky zapomene, kolik zákazník už poslal, a vystaví konečný doklad na nesprávný doplatek.

Co zapisuješ při vystavení zálohy

Na listu Zálohové faktury máš pro každý případ jeden řádek. Obrázek 1 ukazuje pořadí sloupců od Číslo ZF, Odběratel a data až po částky, Stav úhrady, procento zaplacení a IČO odběratele. Do pole Číslo objednávky si zapíšeš například OBJ-2026-117, aby šla záloha spojit s nabídkou nebo smlouvou.

U firmy se 4 zaměstnanci může fakturantka během týdne vystavit 15 záloh na stavební práce. Když má každá záloha 40 000 Kč včetně DPH, eviduje 600 000 Kč očekávaných plateb; samotné číslo ale ještě neznamená, že peníze skutečně dorazily.

Rozdíl mezi vystavením a přijetím peněz

Rozhodující není jen datum vystavení. Při úhradě 24 200 Kč můžeš do sloupce Uhrazeno zapsat nejprve 10 000 Kč, takže zbývá 14 200 Kč a platba je pouze částečná. Právě toto rozlišení je praktičtější než jednoduché označení uhrazeno/neuhrazeno.

Pro malou firmu doporučuji vést jednu evidenci za celý rok a číselnou řadu například ZF-2026-001 až ZF-2026-999. Přehled po měsících si nech na listu Přehled; jednotlivé řádky na hlavním listu nemaž, protože později potřebuješ dohledat historii zakázky.

Zálohová faktura, které se v praxi říká také proforma, sama o sobě zpravidla není daňovým dokladem. U plátce DPH proto obvykle neslouží jako doklad pro uplatnění odpočtu na straně odběratele; daňové povinnosti se řeší podle přijetí úplaty a následného uskutečnění zdanitelného plnění podle zákona č. 235/2004 Sb., o DPH.

Pokud plátce přijme zálohu před uskutečněním zdanitelného plnění a je známa povinnost přiznat daň, vzniká povinnost řešit daňový doklad k přijaté úplatě. Daňový doklad se v běžném tuzemském režimu vystavuje do 15 dnů od vzniku povinnosti přiznat daň; samotná výzva k platbě tento doklad nenahrazuje.

Jak pracovat se sazbou v tabulce

Šablona má sloupce Základ (Kč), Sazba DPH, DPH (Kč) a Celkem k úhradě (Kč). Při základu 50 000,00 Kč a základní sazbě 21 % vychází DPH 10 500,00 Kč a celkem 60 500,00 Kč. Snížená sazba je v roce 2026 12 %, ale použiješ ji jen u plnění, které do této sazby skutečně patří.

Na zálohové faktuře uváděj jasně, že jde o zálohu nebo výzvu k platbě, a připoj identifikaci dodavatele a odběratele. U běžné faktury plátce DPH musíš hlídat zejména jméno nebo název, adresu, IČO, DIČ, pořadové číslo, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění a rozepsanou DPH.

Evidence, přiznání a archivace

Přijatá záloha se promítá do evidence pro daňové přiznání k DPH a podle režimu také do kontrolního hlášení. Přiznání k DPH a kontrolní hlášení se při měsíčním zdaňovacím období podávají do 25. dne následujícího měsíce; u čtvrtletního plátce se přiznání podává do 25. dne po skončení čtvrtletí, zatímco kontrolní hlášení se týká plátců podle jejich konkrétní situace.

Pokud vedeš daňovou evidenci jako OSVČ, zapisuj skutečně přijaté a vydané peníze a návaznost na konečný doklad. Účetní jednotka podle zákona o účetnictví uchovává účetní záznamy zpravidla 5 let, účetní závěrku a výroční zprávu 10 let; daňové doklady k DPH se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo.

Nejčastější problém není samotný výpočet v Excelu, ale záměna zálohové faktury za daňový doklad. Firma pošle odběrateli proformu na 121 000 Kč, ale po přijetí peněz nevystaví doklad k přijaté úplatě a později nevykáže DPH ve správném období. Při základu 100 000 Kč jde při sazbě 21 % o 21 000 Kč daně, která může v evidenci chybět.

Když se platba nepřiřadí ke správné záloze

Truhlář vystaví tři zálohy: 36 300 Kč na kuchyň, 24 200 Kč na vestavnou skříň a 12 100 Kč na dveře. Zákazník pošle souhrnně 60 500 Kč, ale bez čísla ZF. Pokud fakturantka připíše platbu k prvnímu řádku, bude jedna zakázka vypadat přeplaceně a jiná nezaplaceně, přestože peníze dorazily správně.

Proto v šabloně zapisuj číslo objednávky a po přijetí platby kontroluj sloupce Uhrazeno (Kč), Zbývá uhradit (Kč) a % uhrazeno. U částky 24 200 Kč a úhrady 12 100 Kč musí být zůstatek 12 100 Kč a procento 50 %. Jakmile Excel ukáže jinou hodnotu, neřeš jen barvu řádku, ale porovnej bankovní výpis a doklad.

Duplicitní číslo nebo špatné datum

Číslo ZF-2026-018 nesmíš použít podruhé ani po stornu. Duplicitní číslo může zkomplikovat párování v účetním programu a při kontrole se obtížně vysvětluje, který doklad patří ke které objednávce. Stejně nebezpečné je zadat datum splatnosti 14.08.2026 místo 14.07.2026; upomínka odejde o měsíc později.

Chyba v sazbě DPH má přímý finanční dopad. Při základu 80 000 Kč je rozdíl mezi 21 % a 12 % celkem 7 200 Kč na DPH. Proto sazbu nepřebírej automaticky z předchozího řádku, pokud se změnil druh zboží nebo služby.

Co může stát pozdní kontrola

Za pozdní nebo nepodané kontrolní hlášení může vzniknout pokuta podle zákona o DPH; typicky jde o 1 000 Kč při podání po lhůtě bez výzvy, při nereakci na výzvu může pokuta dosáhnout 50 000 Kč a u závažných případů i 500 000 Kč. Evidence v Excelu sama o sobě sankci neodvrátí, ale dá ti včas seznam přijatých plateb a souvisejících dokladů.

Stejný přehled plateb se hodí i pro upomínku před splatností, aby bylo vidět, které faktury se blíží k termínu úhrady dřív, než se dostanou do prodlení.

Šablona bude fungovat jen tehdy, když aktualizaci připojíš k události, která už v kalendáři existuje. Nejjednodušší je kontrolovat list Zálohové faktury každý pátek a druhou kontrolu udělat před uzávěrkou DPH, například 24. den v měsíci, aby zbyl čas na dohledání chybějících plateb.

Krátký postup pro každý týden

• Porovnej nové objednávky s vystavenými čísly ZF a zkontroluj, zda žádná záloha nemá prázdné datum splatnosti.
• Seřaď řádky podle data splatnosti a označ platby, které přišly na bankovní účet od poslední kontroly.
• U částečných plateb uprav Uhrazeno (Kč) a ověř výpočet zůstatku i procenta uhrazení.
• Na listu Přehled porovnej celkovou očekávanou částku s bankou a účetní evidencí.

Užitečné je vytvořit si kopii souboru na začátku každého měsíce, ale staré řádky nemaž. Pokud máš v červenci 35 záloh a v srpnu dalších 28, roční evidence obsahuje 63 řádků; kopie po měsících ti současně poskytne zálohu pro případ poškození souboru.

Jak omezit ruční přepisování

Čísla a částky vkládej vždy do stejných sloupců a nepřepisuj vzorce v souhrnných polích. Pro sazbu DPH si můžeš v Excelu připravit ověření dat s hodnotami 21 % a 12 %, aby se do tabulky omylem nedostalo 2,1 nebo text bez procenta. Funkce SUMA je vhodná pro kontrolní součet částek; soubor uvnitř používá mezinárodní anglický standard zápisu a Excel ti název zobrazí česky podle nastavení jazyka.

Podmíněné formátování může zvýraznit po splatnosti neuhrazené řádky, ale ber ho jako upozornění, ne jako účetní rozhodnutí. Před odesláním upomínky ověř číslo objednávky a bankovní pohyb, protože zákazník mohl zaplatit částku bez správného variabilního symbolu.

Kdy Excel přestává stačit

Pro jednu OSVČ s desítkami záloh ročně je tato šablona praktická. Jakmile několik lidí současně upravuje stovky řádků, potřebuješ automatické párování banky, auditní stopu, přístupová práva a vazbu na vystavené daňové doklady; tehdy je správný čas přejít na fakturační nebo účetní software a Excel si nechat jako kontrolní export.

Jakmile navíc začneš opravovat už vystavené daňové doklady, hodí se mít po ruce i šablonu dobropisu, aby bylo vrácení části plnění zachycené stejně pečlivě jako původní faktura.