Kniha drobného majetku Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Kniha majetku a doplň nový řádek za vzorové položky. Zapisuj hlavně inventární číslo, název, kategorii a datum pořízení.
2. Doplň pořizovací cenu bez DPH, sazbu DPH a nechej dopočítat hodnotu s DPH. Když je nákup za 12 100 Kč včetně DPH a sazba je 21 %, základ je 10 000 Kč a DPH 2 100 Kč.
3. Vyplň středisko, umístění a odpovědnou osobu. U firmy se 4 lidmi na dílně tím rychle najdeš, kde je notebook, vrtačka nebo tiskárna.
4. U položek sleduj stav, záruku do a případné vyřazení. Když se majetek rozbije nebo prodá, zapiš důvod vyřazení hned, ne až po měsíci.
5. Na listu Souhrn si zkontroluj přehled počtu položek a stavů. Přehled ti řekne, kolik věcí je aktivních, vyřazených nebo v jiném režimu.
6. List Instrukce použij jako tahák pro kolegu nebo účetní, která šablonu přebírá. Je lepší mít jeden postup než každý zapisuje majetek po svém.

Knihu drobného majetku používáš hlavně ve chvíli, kdy kupuješ věci, které nejsou spotřebák za pár korun, ale taky ještě nejsou velký majetek na dlouhé odpisy. Typicky jde o notebook za 24 200 Kč, vrtačku za 6 900 Kč nebo tiskárnu do kanceláře za 4 800 Kč. U malých firem a OSVČ je to přesně ten typ evidence, který rozhoduje o tom, jestli za půl roku najdeš správnou cenu, umístění a odpovědnou osobu.

V dílně, kanceláři i na recepci

V praxi ji otevře fakturantka v truhlářské dílně, účetní v malé s.r.o. nebo živnostník, který si hlídá vybavení po provozovnách. Když má firma 4 lidi a každý dostane tablet nebo nářadí, bez evidence se z toho rychle stane chaos. Jedna tabulka v Excelu je v takové firmě pořád rychlejší než hledání v e-mailech a bločcích.

Na inventuru i při předání majetku

Nejvíc se hodí při inventuře, předání mezi zaměstnanci a při vyřazení. Když máš 80 položek a 12 z nich je v servisu nebo po záruce, šablona ti ušetří spoustu času. U běžné kanceláře s 15 notebooky a 20 monitory už je rozdíl mezi pořádkem a dohledáváním v tom, kdo to měl naposledy na stole.

U majetku není důležité jen to, že ho máš fyzicky na stole. Zákon o účetnictví chce, aby doklady a podklady byly dohledatelné a archivované, v praxi nejčastěji 10 let u účetních záznamů. Když si pořídíš notebook za 18 150 Kč včetně DPH a později ho vyřadíš, musí být jasné, odkud cena přišla, jak byl zaevidovaný a kdy zmizel z používání.

DPH a pořizovací cena

U plátce DPH je důležité oddělit cenu bez DPH, sazbu a částku DPH v korunách. Když koupíš vybavení za 12 100 Kč při sazbě 21 %, základ je 10 000 Kč a DPH 2 100 Kč. To není kosmetika do tabulky, ale základ pro to, aby ses při kontrole nesečetl špatně.

Kdy je lepší tabulka a kdy už systém

Pro 30 až 300 položek je Excel většinou nejlepší volba: je levný, rychlý a srozumitelný. Jakmile ale spravuješ majetek ve více pobočkách a máš stovky výdejek, přesuny a servisní zásahy, tabulka začíná být úzká. V tu chvíli už je lepší mít skladový nebo majetkový systém, ne ručně přepisovat stejné údaje pořád dokola.

Nejčastější průšvih je, že se zapíše jen název a cena, ale chybí datum pořízení, odpovědná osoba nebo důvod vyřazení. Pak při inventuře nikdo neví, jestli je notebook za 24 000 Kč pořád v provozu, nebo už byl prodaný. Jeden chybějící řádek v tabulce může znamenat hodiny dohledávání a zbytečné nervy před uzávěrkou.

Špatně zadané DPH a cena

Když někdo zadá cenu s DPH do pole pro cenu bez DPH, rozhodí tím nejen přehled, ale i srovnání nákupů. U položky za 36 300 Kč včetně DPH a sazbě 21 % je základ 30 000 Kč; pokud tam necháš 36 300 Kč jako základ, chyba je hned 6 300 Kč na jedné položce. U deseti nákupů už to není drobnost, ale zásadní rozdíl.

Vyřazení bez důvodu

Další chyba je majetek s datem vyřazení, ale bez vysvětlení. Při kontrole pak nepoznáš, jestli šlo o prodej, likvidaci, darování nebo ztrátu. Když máš 50 položek a 7 z nich je pryč, bez důvodu vyřazení je z toho jen seznam záhad, ne účetní evidence.

Přesné vedení základu i důvodu vyřazení pak navazuje na evidenci pohledávek a závazků, kde už musí sedět každá částka i její pohyb.

Nejlepší je zapisovat majetek hned při nákupu, ne až na konci čtvrtletí. Když si z toho uděláš měsíční rutinu s fakturami a inventurou, tabulka nezestárne. Pět nových položek za měsíc je za rok 60 záznamů, a to už bez průběžného doplňování člověk dohledává jen těžko.

Navázání na měsíční uzávěrku

Začni tím, že každý měsíc projdeš nově pořízené věci, doplníš odpovědnou osobu a zkontroluješ stav. Když to uděláš ve stejný den jako fakturaci nebo mzdy, nemusíš na tabulku myslet zvlášť. U menší firmy to ušetří desítky minut měsíčně a hlavně chyby z paměti.

Co si pohlídat v Excelu

• Nové řádky kopíruj z minulého měsíce, ať držíš stejný formát.
• Pro stav používej výběr z nabídky, ne volné psaní.
• Částky kontroluj přes SUMA v souhrnu, aby seděly nákupy i vyřazení.
• Když počet položek roste nad stovky, začni uvažovat o samostatném systému evidence.

Soubor používá mezinárodní (anglický) standard zápisu funkcí, ale Excel ti název zobrazí česky podle jazyka, který máš nastavený.

Jakmile se souhrny a částky v evidenci sečtou, přirozeně z nich navazuje přiznání k DPH, kde už jen ověříš, že sedí i daňové hodnoty.