Cenová nabídka Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Cenová nabídka a přepiš ukázkové údaje dodavatele, například název firmy, IČO, adresu a e-mail.
2. Doplň číslo nabídky, datum vystavení, datum platnosti a jméno nebo název klienta. Datum zadávej ve formátu DD.MM.RRRR.
3. Vyplň jednotlivé položky, jejich množství a jednotkovou cenu bez DPH. U každé položky zkontroluj, že popis vystihuje skutečně dodávanou službu nebo zboží.
4. Vyber správnou kategorii DPH z pomocné tabulky vpravo. U běžných služeb, designu, marketingu a tisku jde v roce 2026 zpravidla o základní sazbu 21 %.
5. Prohlédni si list Souhrn a ověř mezisoučet, DPH a cenu celkem. Při ceně 10 000 Kč bez DPH a sazbě 21 % musí DPH činit 2 100 Kč a celkem 12 100 Kč.
6. Na listu Návod zkontroluj poslední pokyny k vyplnění a potom nabídku ulož jako PDF, aby klient viděl hotový dokument, nikoli pracovní vzorce.
7. Po odeslání si ponech kopii podle čísla nabídky a při přijetí nabídky ji použij jako podklad pro smlouvu nebo fakturu.

Cenová nabídka s položkami vzniká ve chvíli, kdy klient nechce jen jednu částku, ale potřebuje vidět, co přesně kupuje. Typicky ji připravuje živnostník na OSVČ před zahájením zakázky, obchodník v malé s.r.o. nebo kancelářská síla v řemeslné firmě, která posílá nabídky e-mailem každý týden.

U kreativního studia může nabídka obsahovat například grafický návrh za 8 000 Kč, copywriting za 4 000 Kč a tisk za 3 000 Kč. Mezisoučet 15 000 Kč bez DPH při sazbě 21 % znamená DPH 3 150 Kč a celkovou cenu 18 150 Kč. Právě rozpad na položky klientovi ukáže, za co platí, a tobě usnadní pozdější fakturaci.

Co vidíš na prvním listu

Obrázek 1 zachycuje list Cenová nabídka. Nahoře je přes rozsah A1:K1 sloučený titulek CENOVÁ NABÍDKA, vlevo údaje Dodavatel, IČO, Adresa a E-mail a vpravo Číslo nabídky, Datum vystavení, Platnost do a Klient. Vstupní hodnoty jsou ve světlých žlutých buňkách, popisky mají zelené zvýraznění.

Vpravo od hlavního formuláře je na obrázku vidět pomocná tabulka Sazby DPH podle kategorie. Obsahuje sloupce Kategorie a Sazba (%), například Služby, Design, Marketing, Materiál a Tisk. Před použitím si sazby vždy ověř, protože tabulka v dodaném kódu obsahuje u materiálu hodnotu 15 %, která už v roce 2026 neodpovídá běžné české snížené sazbě.

Kdy nabídku připravit

Nejlepší okamžik je před potvrzením objednávky, ne až při vystavování faktury. U truhláře se čtyřmi zaměstnanci může nabídka rozdělit práci na zaměření 2 500 Kč, výrobu 38 000 Kč, montáž 7 500 Kč a materiál 24 000 Kč. Celkem 72 000 Kč bez DPH je pro zákazníka srozumitelnější než neurčitá věta práce na míru.

Cenová nabídka sama o sobě obvykle není daňovým dokladem. Jakmile ji ale po přijetí použiješ jako základ faktury, musí výsledný doklad splnit požadavky zákona o DPH, zejména identifikaci dodavatele a odběratele, pořadové číslo, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně, sazbu a výši DPH.

Na nabídce proto uváděj alespoň název nebo jméno dodavatele, adresu, IČO a při registraci také DIČ. U klienta doplň jméno nebo název a adresu. Samotné číslo nabídky CN-2026-014 ještě není číslem faktury, ale vytvoří dohledatelnou vazbu mezi nabídkou, objednávkou a následným dokladem.

Jak pracovat se sazbami DPH

V Česku je v roce 2026 základní sazba DPH 21 % a snížená sazba 12 %. Snížená sazba se týká například vybraných potravin, léků, knih a tepla; u konkrétní položky rozhoduje její zákonné zařazení, nikoli jen obecný název v tabulce Excelu. Při ceně 50 000 Kč bez DPH vychází základní sazba na 10 500 Kč, tedy celkem 60 500 Kč.

Šablona má pomocný přehled kategorií vpravo na listu Cenová nabídka a může sloužit jako rychlá kontrola. Hodnotu Materiál 15 % ale v roce 2026 přepiš na sazbu, která odpovídá danému zboží; univerzální sazbu pro každý materiál použít nejde. U plátce DPH musí sazba na nabídce navazovat na sazbu uvedenou na faktuře.

Archivace a návaznost na účetnictví

Po přijetí nabídky si ulož finální PDF i zdrojový Excel. Zákon o účetnictví vyžaduje u účetních záznamů archivaci zpravidla 5 let, daňové doklady pro účely DPH se uchovávají 10 let podle zákona o DPH. U účetní jednotky je proto rozumné nastavit složky podle roku, klienta a čísla nabídky.

OSVČ v daňové evidenci nabídku nepoužívá jako náhradu evidence příjmů a výdajů. s.r.o. ji zase nezaúčtuje jako výnos v okamžiku odeslání; rozhodující je uskutečnění dodávky a vystavení příslušného dokladu.

Nejčastější problém není špatně obarvená buňka, ale nabídka, která se liší od faktury. Viděl jsem případy, kdy obchodník poslal klientovi částku 121 000 Kč včetně DPH, ale do faktury zadal 121 000 Kč jako základ daně. Při sazbě 21 % tím vzniklo dalších 25 410 Kč DPH k odvodu a nepříjemné vysvětlování, proč je doklad dražší.

Špatná sazba a nejasná cena

Riziková je také sazba 15 % ponechaná v pomocné tabulce u materiálu. U základu 20 000 Kč dělá výpočet 3 000 Kč, zatímco při 21 % jde o 4 200 Kč. Rozdíl 1 200 Kč na jedné položce se u 30 podobných zakázek za rok vyšplhá na 36 000 Kč.

Další chyba vzniká při záměně ceny za jednotku a ceny celkem. Když je montáž 1 800 Kč za hodinu a nabídneš 12 hodin, musí být položka 21 600 Kč, ne 1 800 Kč. Proto zapisuj množství i jednotkovou cenu a výsledek kontroluj na listu Souhrn, nikoli jen podle konečného dojmu.

Chybějící identifikace a platnost

Nabídka bez IČO, adresy nebo data platnosti působí jako neformální e-mail a komplikuje schválení u klienta. Pokud například cena materiálu platí jen do 14.08.2026, ale nabídka tuto hranici neuvádí, může klient objednávku přijmout za měsíc za původní cenu, přestože nákupní cena vzrostla o 8 000 Kč.

Chybu dělá i přepsání vzorce při kopírování řádku. U pěti položek může jedna ručně zadaná částka změnit součet o 2 500 Kč, aniž si toho všimneš. Žluté vstupní buňky proto používej jen pro údaje a výpočtové buňky nemaž; před odesláním proveď kontrolu: položky, sazba, mezisoučet, DPH, celkem a platnost.

Proč nestačí poslat jen částku

Jedna suma bez rozpisu vede k dohadům o rozsahu práce. U zakázky 90 000 Kč může klient předpokládat, že zahrnuje dopravu, montáž i materiál, zatímco ty jsi počítal pouze výrobu. Rozpad na konkrétní položky s množstvím a cenou snižuje riziko neuhrazených víceprací a pozdějších slev.

Rozpad na konkrétní položky s množstvím a cenou snižuje riziko neuhrazených víceprací a pozdějších slev; když máš navíc chtít platbu předem, naváže na to zálohový doklad.

Šablona začne šetřit čas teprve tehdy, když ji otevřeš při každé nové poptávce stejným způsobem. Nastav si pravidlo, že nabídku vytvoříš nejpozději do 24 hodin od obdržení zadání a každé pondělí zkontroluješ všechny nabídky s platností končící v následujících 7 dnech.

Pevný postup pro každou zakázku

Nejprve zkopíruj čistý soubor nebo list a pojmenuj kopii číslem nabídky, například CN-2026-015. Potom vyplň identifikační údaje, položky a sazby DPH; až nakonec kontroluj souhrn a exportuj PDF. U tří nabídek týdně tím získáš 156 dohledatelných záznamů za rok místo směsi příloh s názvy nabídka-nová.xlsx.

• Ve vstupních buňkách používej ověření dat pro kategorie položek, aby se neobjevily varianty Služba, služby a SERVIS.
• Podmíněným formátováním zvýrazni nabídky s platností kratší než 7 dní a prázdné povinné údaje.
• Po odeslání nastav ve složce stav Odesláno, Přijato, Odmítnuto nebo Fakturováno.
• Jednou týdně porovnej list Souhrn s objednávkami a označ nabídky, které přešly do realizace.

Kdy Excel přestává stačit

Pro živnostníka s 10 až 20 nabídkami měsíčně je Excel praktický a rychlý. Pokud ale tým zpracovává 300 objednávek měsíčně, několik lidí přepisuje ceny a potřebuješ historii změn, přejdi na CRM nebo fakturační systém s číselnou řadou, uživatelskými právy a napojením na účetnictví.

Do té doby si hlídej hlavně jednu verzi zdroje, pravidelnou zálohu a jednotné číslování. List Návod používej jako kontrolní seznam, ne jako dekoraci: při každé nabídce ověř částky, sazbu, datum platnosti a shodu s objednávkou.

Prostor pro kontrolu částek, sazby i platnosti se hodí i ve chvíli, kdy je potřeba vystavit opravu vydané faktury podle původní objednávky.