Inventarizace majetku a závazků Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Inventura a doplň ID položky, kategorii, název, typ evidence a inventární číslo nebo číslo dokladu. U majetku i závazků si hlídej, aby každá řádka měla jednoznačný identifikátor.
2. Vyplň středisko, odpovědnou osobu a místo nebo protistranu. U závazků si tím rychle spojíš doklad s dodavatelem, u majetku zase s konkrétní kanceláří nebo pracovištěm.
3. Zapiš pořizovací hodnotu, účetní zůstatek a fyzický nebo dokladový stav. Rozdíl v korunách si spočítej přímo v tabulce, aby bylo vidět, co nesedí.
4. Doplň datum inventury, termín kontroly a stav inventarizace. Když je rozdíl, hned připiš poznámku, co se má prověřit nebo opravit.
5. Na listu Souhrn zkontroluj celkové počty a součty. Hodí se to při uzávěrce i při předávání podkladů účetní nebo auditorovi.
6. List Návod používej jako oporu pro nový tým nebo novou pobočku. Když někdo tabulku převezme po tobě, nemusí hádat, co znamenají jednotlivé sloupce.
7. Před odevzdáním si zkontroluj, zda sedí částky, data a odpovědné osoby. U inventarizace je lepší jedna opravená chyba než deset vysvětlování na konci roku.

Konec roku i průběžná kontrola

Inventarizaci řešíš hlavně při roční závěrce, ale v praxi se hodí i průběžně během roku. U menší s.r.o. s 12 notebooky, 8 mobily a 40 drobnými položkami v kanceláři už bez tabulky snadno ztratíš přehled, co je na skladě, co je v užívání a co má být vyřazené.

V textu listu Inventura vidíš, že šablona pracuje se střediskem, odpovědnou osobou, místem a termínem kontroly. To je přesně to, co účetní potřebuje při doložení zůstatků a co vedoucí provozu ocení, když má během jednoho týdne projít třeba 60 položek po celé firmě.

Kdo s tím pracuje nejčastěji

V kanceláři to bývá účetní nebo fakturantka, v řemeslné firmě vedoucí dílny a ve spolku pokladník. Když má truhlářská firma 4 zaměstnance a 2 dodávky, je lepší mít přehled po řádcích než spoléhat na paměť nebo papír v šuplíku.

Stejně tak u závazků se vyplatí sledovat číslo dokladu, protistranu a poznámku. Když je na listu 30 položek a 5 z nich má rozdíl, hned vidíš, kde máš hledat chybějící fakturu nebo špatně zaúčtovaný zůstatek.

Co musíš držet doložené

Zákon o účetnictví požaduje, aby účetní jednotka prokázala stav majetku a závazků k rozvahovému dni. Doklady a účetní záznamy se běžně archivují 10 let, takže tabulka není jen pracovní poznámka, ale opora pro doložení toho, proč v rozvaze sedí právě tyto částky.

To je důležité hlavně u položek, kde se účetní zůstatek a fyzický nebo dokladový stav mohou rozcházet. Když máš notebook za 28 490 Kč, účetní zůstatek 18 990 Kč a fyzicky je zařízení pořád v provozu, rozdíl musí být vysvětlený, ne jen přehlédnutý.

Jak si pohlídat závazky i majetek

U majetku sleduj pořizovací hodnotu, inventární číslo a odpovědnou osobu. U závazků potřebuješ číslo dokladu, protistranu a datum kontroly, aby bylo jasné, jestli je faktura uhrazená, došlá, nebo čeká na potvrzení.

Prakticky je lepší mít v jedné šabloně i majetek i závazky, než je rozdělovat do dvou různých souborů. Při uzávěrce pak jedním filtrem vytáhneš všechny rozdíly a za 15 minut víš, co je připravené k vysvětlení účetní nebo auditorovi.

Pro tyto rozdíly je pak užitečné mít po ruce evidenci pohledávek a závazků, protože k datu kontroly hned vidíš, co je po splatnosti, co čeká na úhradu a co je třeba ještě doložit.

Nezaměněné číslo dokladu a skutečný stav

Nejčastější průšvih je, že někdo zapíše účetní zůstatek, ale zapomene doplnit fyzický nebo dokladový stav. Pak máš řádek bez rozdílu na papíře, ale ve skutečnosti chybí třeba 1 počítač za 24 000 Kč nebo jedna faktura na 18 000 Kč, kterou nikdo nedohledal.

Když se chyba objeví až při závěrce, stojí to čas lidí i nervy. V malé firmě se dvěma účetními a jedním vedoucím provozu klidně propálíš 4 až 6 hodin jen dohledáváním podkladů, místo abys chybu odhalil během měsíce.

Špatně vedené odpovědnosti

Další problém je, že v tabulce chybí odpovědná osoba nebo se položka vede na jiném středisku, než kde skutečně je. U majetku to znamená zmatek při předání, u závazků zbytečné dohledávání, kdo doklad schválil nebo komu má přijít upomínka.

Pokud se kontrolní termín posune o 30 dní a nikdo to nesleduje, inventura se snadno rozpadne na improvizaci. Pak už nejde o jednu nepohodlnou opravu, ale o celý večer ručního přepisování a zbytečnou práci navíc.

Právě u majetku vedeného po střediscích pak dává smysl mít po ruce i evidenci silniční daně, aby se kontrolní termíny a podklady nehromadily až při uzávěrce.

Napojení na měsíční uzávěrku

Nejjednodušší je spustit kontrolu vždy ve stejný den jako uzávěrku nebo přípravu podkladů pro účetní. Když si nastavíš pravidlo „každý poslední pracovní den v měsíci“, máš 12 kontrol za rok a tabulka neskončí zaprášená po dvou týdnech.

• Zkopíruj list Inventura do nového měsíce a přenes jen aktuální položky.
• Použij ověření dat, aby se do sloupce Typ evidence nedostal nesmysl.
• Zapni podmíněné formátování na rozdíl větší než 0 Kč, ať nesoulad svítí hned.

Kdy už je čas na větší systém

Jestli spravuješ stovky položek, více skladů a více lidí, tabulka začne být těsná. V tu chvíli je lepší přejít na systém, který umí návaznost na sklad, majetkové karty a schvalování, ale pro desítky až nízké stovky řádků je tahle šablona pořád nejrychlejší.

Pro malou firmu je to rozumný kompromis: máš pořádek bez složité implementace a bez dalších licencí. Když každý měsíc zkontroluješ aspoň 20 položek a 5 závazků, udržíš data v kondici a roční inventarizace nebude začínat od nuly.