Objednávka zboží Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Návod a projdi si význam jednotlivých listů. Před prvním použitím si ulož vlastní kopii, aby zůstala prázdná předloha zachovaná.
2. Na listu Ceník doplň své kódy, názvy zboží a aktuální jednotkové ceny. Kód zboží zapisuj vždy stejně, například Z-101, protože podle něj budeš položky snadno dohledávat.
3. Na listu Objednávka založ každý nový řádek jako samostatnou objednávku. Vyplň číslo objednávky, datum ve formátu DD.MM.RRRR, zákazníka, město, zboží a množství.
4. Doplň jednotkovou cenu, případnou slevu v procentech, stav objednávky, termín dodání a poznámku k expedici. Částky kontroluj v českém formátu, například 1 234,56 Kč.
5. Při změně průběhu objednávky uprav pouze stav a termín dodání. Do poznámky napiš praktický detail, například čeká na platbu, částečně dodáno nebo reklamace 2 ks.
6. Na listu Souhrn zkontroluj celkový obraz evidence. Pokud se čísla neaktualizují podle očekávání, ověř, že jsou množství, ceny a procenta zadané jako čísla, nikoli jako text.
7. Na konci týdne filtruj objednávky podle stavu a termínu dodání. Vyřízené záznamy nemaž; archivuj je podle měsíce nebo si ulož kopii souboru jako podklad pro účetnictví a reklamace.

Objednávka zboží v Excelu dává smysl tam, kde se objednávky stále pohybují v desítkách až nižších stovkách měsíčně a nepotřebuješ napojení na skladový nebo účetní systém. Typicky ji používá živnostník s malým e-shopem, fakturantka ve velkoobchodu, kancelářská síla v truhlářské firmě nebo pracovník, který objednává materiál pro montážní tým.

U malého e-shopu se 300 objednávkami měsíčně už e-mailová schránka přestává být spolehlivou evidencí. Když každá objednávka obsahuje průměrně 3 položky, řešíš přibližně 900 řádků zboží; samostatný řádek v tabulce ti umožní dohledat konkrétní kód, množství i termín bez otevírání pěti zpráv.

Ranní kontrola expedice

Praktický postup je jednoduchý: ráno otevřeš list Objednávka a projdeš objednávky s nejbližším termínem dodání. Sloupce Č. objednávky, Zákazník, Kód zboží, Množství, Stav objednávky a Termín dodání dávají expedici přesně ty údaje, které potřebuje.

Představ si velkoobchod se 40 objednávkami týdně. V pondělí můžeš podle termínu vytáhnout například 8 zásilek na středu a předat skladníkovi seznam kódů Z-101 až Z-145; místo ručního opisování z e-mailů pracuje s jedinou evidencí.

Co ukazují jednotlivé listy

Obrázek 1 zachycuje list Objednávka: nahoře je název evidence, dodavatel a datum tisku, pod nimi tabulka se 14 sloupci. Objednávka obsahuje také město, poznámku a cenové sloupce Cena celkem, Sleva % a Cena po slevě.

Obrázek 2 patří listu Ceník, obrázek 3 listu Souhrn a obrázek 4 listu Návod. Jejich oddělení je správné: ceník nemícháš s provozními záznamy, souhrn slouží ke kontrole a návod vysvětluje pracovní postup novému kolegovi.

Evidence objednávek není sama o sobě účetním dokladem. Pro účetnictví a daňovou evidenci potřebuješ navazující fakturu, dodací list nebo jiný doklad, ze kterého je zřejmé, co bylo dodáno, komu, kdy a za jakou cenu. Šablona proto slouží jako provozní podklad, ne jako náhrada fakturačního programu.

Pokud jsi plátce DPH, u přijaté nebo vystavené faktury kontroluj základ daně a sazbu. V roce 2026 je základní sazba DPH 21 % a snížená sazba 12 % se týká mimo jiné vybraných potravin, léků, knih a tepla. Objednávka za 10 000 Kč bez DPH při sazbě 21 % znamená 2 100 Kč DPH a celkem 12 100 Kč.

Údaje, které musí navazovat na fakturu

Na faktuře musí být identifikace dodavatele a odběratele, jejich adresa, IČO, případně DIČ, pořadové číslo dokladu, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění a rozepsaná DPH. U zjednodušeného daňového dokladu je v roce 2026 hranice 10 000 Kč včetně DPH.

Číslo OBJ-2026-001 ze šablony nepoužívej automaticky jako číslo faktury, pokud máš vlastní číselnou řadu. Objednávka může být OBJ-2026-001, dodací list DL-26001 a faktura FV-26001; tato vazba je přehlednější než tři doklady se stejným číslem.

Lhůty a archivace

Plátce DPH podává přiznání k DPH a kontrolní hlášení zpravidla do 25. dne následujícího měsíce nebo čtvrtletí podle svého zdaňovacího období. Objednávky ti pomohou dohledat obchodní případ, ale do přiznání vstupují až správně vystavené a zaúčtované daňové doklady.

Podle zákona o účetnictví se účetní záznamy a účetní závěrka archivují 10 let. Soubor s objednávkami proto nemaž po expedici; ulož měsíční kopii společně s fakturami a dodacími listy. U OSVČ bez DPH může být evidence jednodušší, přesto musíš umět prokázat návaznost příjmu, výdaje a dodávky.

Nejčastější drahý problém nevzniká v barvě tabulky, ale při ručním přepisu. Objednávka na 25 kusů za 480 Kč má hodnotu 12 000 Kč bez DPH. Když někdo zapíše 52 kusů, rozdíl je 12 960 Kč; sklad odešle příliš mnoho zboží a firma řeší vratku, dopravu i opravený doklad.

Špatný kód a duplicitní objednávka

U podobných položek se plete například Z-101 a Z-110. Objednávka na 8 kusů správného materiálu za 750 Kč znamená 6 000 Kč bez DPH, ale záměna za levnější položku za 590 Kč vytvoří rozdíl 1 280 Kč včetně 21% DPH a může zastavit výrobu.

Druhé riziko je dvojí zápis stejné objednávky. Pokud fakturantka zapíše objednávku z e-mailu a vedoucí ji přidá z telefonu, mohou vzniknout dvě expedice po 15 000 Kč. I když se zboží nakonec vrátí, několik hodin práce a přepravné už firmě nikdo nevrátí.

Sleva, DPH a termín dodání

Slevu zadávej jako procento, ne jako částku bez vysvětlení. U ceny 20 000 Kč a slevy 10 % je cena po slevě 18 000 Kč; při 21% DPH činí daň 3 780 Kč a celkem 21 780 Kč. Ruční výpočet 20 000 minus 10 místo 10 % sníží objednávku o nesmyslnou částku.

Termín dodání zapisuj jako datum, například 18.03.2026, nikoli jako text příští středa. Text nejde spolehlivě seřadit ani kontrolovat proti dnešnímu dni. Zpoždění jedné dodávky o 7 dní může u montážní firmy znamenat přebookování pracovníků, zmeškaný termín u zákazníka a náklady na další výjezd.

Co kontrolovat před odesláním

Před potvrzením projdi číslo objednávky, kód zboží, množství, cenu, slevu a termín. U objednávek nad 10 000 Kč si zkontroluj také, zda bude následný daňový doklad obsahovat správné údaje a sazbu DPH; tabulka sama nenahrazuje kontrolu dokladů pro Finanční úřad.

U záloh nad 10 000 Kč se vyplatí navázat i na evidenci vydaných záloh, aby sedělo číslo dokladu, datum přijetí i následné doplnění do daňového dokladu.

Šablona funguje pouze tehdy, když má pevný okamžik použití. Nejlepší je napojit kontrolu na událost, která už v provozu existuje: každé ráno před expedicí, každý pátek před objednávkou u dodavatele nebo poslední pracovní den měsíce před předáním podkladů do účetnictví.

Páteční uzávěrka objednávek

Vyhraď si 20 minut v pátek odpoledne. Projdi nové e-maily, založ chybějící řádky, doplň stav a termín dodání a porovnej souhrn s fakturami; při 40 objednávkách týdně je to průměrně 30 sekund na jeden záznam, pokud informace zapisuješ průběžně.

• Číslo objednávky tvoř v jedné řadě, například OBJ-2026-001, OBJ-2026-002 a OBJ-2026-003.
• Datum zapisuj vždy jako DD.MM.RRRR a částky jako 1 234,56 Kč, aby se daly správně filtrovat a sčítat.
• Stav objednávky měň při každém skutečném posunu: nová, potvrzená, expedovaná, vyřízená nebo reklamace.
• Jednou týdně ulož kopii souboru s datem, například objednavky_2026-03-20.xlsx.

Ochrana a předávání dat

Jména, adresy a kontakty zákazníků jsou osobní údaje podle GDPR. Soubor neposílej bez ochrany celé skupině odběratelů, omez přístup zaměstnancům, kteří ho potřebují, a neponechávej kopie na soukromém počítači bez zabezpečení.

Jakmile evidence naroste nad několik tisíc řádků, přestává být ruční Excel pohodlný. Při 300 objednávkách měsíčně máš za rok 3 600 záznamů; pokud potřebuješ skladové pohyby, FIFO, automatické rezervace a více uživatelů současně, přejdi na specializovaný systém a Excel si nech jako exportní kontrolu.

Pro opožděné platby je pak vhodné mít po ruce šablonu upomínky, protože navazuje na evidenci faktur a pomáhá hlídat dlužné částky i termíny splatnosti.