Skladová karta Excel - Šablona Zdarma

1. Na listu Katalog položek doplň kód, název, kategorii, jednotku, cenu bez DPH, sazbu DPH, minimální zásobu a počáteční stav. Ruční vstupy jsou ve žlutých buňkách.
2. Každou novou položku založ nejdříve v katalogu. Použij například kód MAT-006, jednotku ks, cenu 250 Kč, sazbu DPH 21 %, minimální zásobu 5 a počáteční stav 12.
3. Na listu Pohyby skladu vyplň datum ve formátu DD.MM.RRRR, číslo dokladu, typ pohybu, kód položky, sklad, množství a poznámku.
4. Kontroluj automaticky doplněné sloupce Název položky až Směr pohybu. Příjem stav zvýší, Výdej ho sníží.
5. Na listu Katalog položek sleduj Aktuální stav, Hodnotu zásoby a Stav zásoby. Při poklesu pod minimum se zobrazí Doplnit.
6. Na listu Přehled skladu zkontroluj souhrnné hodnoty a grafy podle kategorií a typu pohybu.
7. Před inventurou porovnej fyzický počet s aktuálním stavem a případný rozdíl zaeviduj jako opravený příjem nebo výdej s poznámkou a číslem dokladu.

Evidence pro malý sklad i kancelář

Skladovou kartu Excel využije kancelářská síla v řemeslné firmě, pracovník e-shopu, správce IT vybavení i účetní v malé s.r.o. Potřeba vzniká při příjmu dodávky, výdeji materiálu na zakázku a při měsíční nebo roční inventuře.

Truhlář se čtyřmi zaměstnanci může v katalogu vést vruty, lepidla, brusný papír a obalový materiál. Do Pohybů skladu zapíše například příjem 30 balení a následný výdej 18 balení; pokud byl počáteční stav 35 balení, aktuální stav bude 47 balení.

Jak číst jednotlivé listy

Na obrázku 1 je vidět list Pohyby skladu. Ručně se vyplňuje datum, číslo dokladu, typ pohybu, kód, sklad, množství a poznámka; sloupce E, F, I, J a K se doplňují z katalogu a sloupce L až O počítají hodnoty a směr.

Obrázek 2 ukazuje Katalog položek se sloupci Kód položky, Název položky, Kategorie, Jednotka, Cena bez DPH, Sazba DPH, Min. zásoba, Počáteční stav, Aktuální stav, Hodnota zásoby a Stav zásoby. Na obrázku 3 je Přehled skladu s ukazateli, kategoriemi a dvěma grafy.

Příklad s reálnou hodnotou

U toneru za 1 290 Kč bez DPH a počtu 8 kusů vychází hodnota zásoby na 10 320 Kč bez DPH. Při sazbě 21 % by odpovídající DPH činila 2 167,20 Kč; šablona tuto částku počítá u konkrétního pohybu, zatímco hodnota zásoby v katalogu vychází z ceny bez DPH.

Rozdíl mezi provozní tabulkou a účetnictvím

Tato skladová karta je provozní evidence pohybů a hodnoty zásob. Nenahrazuje daňovou evidenci, podvojné účetnictví, inventurní soupis ani účetní závěrku podle zákona o účetnictví; účetní doklady se standardně archivují 10 let.

U OSVČ může tabulka pomoci doložit množství a pořizovací ceny materiálu, ale daňový náklad musí být podložený dokladem. U s.r.o. se údaje o zásobách předávají do účetnictví, kde se řeší účtová osnova, inventarizace, manko, přebytek a případné opravné položky.

DPH v jednotlivých sloupcích

Šablona pracuje se sazbou DPH uloženou v katalogu a u pohybu počítá cenu bez DPH, částku DPH a cenu s DPH. Základní sazba DPH je v roce 2026 21 % a snížená sazba 12 % se používá mimo jiné u potravin, léků, knih a tepla.

Při nákupu 10 kusů za 500 Kč bez DPH je základ 5 000 Kč, DPH při 21 % činí 1 050 Kč a cena s DPH 6 050 Kč. Pro kontrolní hlášení a daňové přiznání ale potřebuješ také správný daňový doklad, datum uskutečnění plnění, dodavatele, odběratele, IČO, DIČ a číslo dokladu.

Doklady a inventura

Každý příjem nebo výdej spoj s číslem dokladu a poznámkou. Při inventuře fyzicky ověř například 35 balení papíru, porovnej je s kartou a rozdíl zaúčtuj nebo oprav podle interního dokladu; samotné přepsání počátečního stavu by zničilo stopu pohybu.

Pokud jsi plátce DPH, termín přiznání a kontrolního hlášení je obvykle do 25. dne následujícího měsíce nebo čtvrtletí. Skladová tabulka ti připraví podklady, ale nenahrazuje kontrolu účetních dokladů a správného nároku na odpočet.

Špatný směr pohybu

Nejčastější provozní problém je záměna příjmu a výdeje. Když při výdeji 18 balení papíru vybereš Příjem, karta ukáže místo skutečných 17 balení celkem 53 balení při počátečním stavu 35; rozdíl 36 balení pak rozhodí objednávku i inventuru.

Proto kontroluj číslo dokladu, typ pohybu a množství hned při zápisu. Šablona směr počítá automaticky ve sloupci O, ale nedokáže poznat, že pracovník klikl na nesprávnou volbu.

Neplatný kód a rozdílné jednotky

Pokud založíš MAT-007 v Pohybech skladu dříve než v Katalogu položek, automatické sloupce zůstanou prázdné. Ještě horší je zapsat stejnou položku jednou v kusech a podruhé v baleních; deset balení není automaticky sto kusů, pokud nemáš převodní pravidlo mimo tuto šablonu.

U toneru za 1 290 Kč znamená záměna 8 kusů za 8 balení rozdíl 10 320 Kč v hodnotě zásoby. Taková chyba se při měsíčním nákupu opakuje a může ovlivnit objednávky, inventurní rozdíly i podklady pro účetní.

DPH a cena v nesprávném sloupci

Do sloupce Cena za jednotku bez DPH nepatří cena včetně DPH. Když zadáš 1 210 Kč místo 1 000 Kč při sazbě 21 %, šablona dopočítá dalších 254,10 Kč DPH a vykáže cenu 1 464,10 Kč s DPH, přestože dodavatelský doklad byl vystaven na 1 210 Kč včetně DPH.

Rozdíl 254,10 Kč na jedné položce může u 100 kusů znamenat 25 410 Kč chybně vykázané hodnoty. Před importem do účetnictví proto porovnej základ, sazbu a částku DPH s fakturou.

Kapacita evidence

Šablona má připraveno 100 řádků položek a 100 řádků pohybů. Pokud e-shop zpracuje 300 objednávek měsíčně, tato kapacita nebude stačit jako dlouhodobý provozní systém; mazání starých řádků by odstranilo historii.

Jedno místo pro každý pohyb

Nejlépe funguje pravidlo, že se příjem zapíše při převzetí dodávky a výdej při skutečném předání materiálu. Pátek před uzávěrkou věnuj 15 minut kontrole prázdných kódů, nulových množství a dokladů bez poznámky.

• Po dodávce zkontroluj fakturu nebo dodací list a založ příjem.
• Po výdeji na zakázku zapiš číslo interního dokladu a místo použití.
• Na konci týdne projdi položky se stavem Doplnit.
• Na konci měsíce porovnej fyzicky nejdražší položky s katalogem.

Kontrola barev a vzorců

Žluté buňky jsou určené pro ruční vstup, bílé a světle zelené buňky pro výpočty. Bílé vzorce nemaž ani nepřepisuj; při doplnění nového řádku zachovej vzorce ve sloupcích E až O na listu Pohyby skladu a I až K v katalogu.

Na obrázku 3 si každý měsíc všimni celkové hodnoty zásob a podílu položek pod minimem. Pokud máš 40 položek a 6 z nich má stav Doplnit, podíl činí 15 %; nejdříve řeš položky s vysokou hodnotou, například toner za 1 290 Kč, ne obálky za 89 Kč.

Kdy přejít na systém

Pro malou dílnu s desítkami položek je Excel praktický. Jakmile máš více skladů, stovky pohybů měsíčně, čárové kódy, FIFO, rezervace zboží nebo více uživatelů současně, přejdi na skladový software; ruční kopírování řádků už vytváří větší riziko než pořizovací cena systému.

• Každý měsíc archivuj kopii souboru s datem ve formátu DD.MM.RRRR.
• Neměň historické pohyby bez poznámky a opravného dokladu.
• Jednou za čtvrtletí ověř, zda katalog stále obsahuje stejné jednotky a sazby DPH.