Skladová evidence Excel - Šablona Zdarma

1. Na listu Produkty vyplň kód položky, název, kategorii, měrnou jednotku, dodavatele, počáteční stav, minimální stav a ceny. Například SKU-001, kancelářský papír A4, 120 bal a minimum 30 bal.
2. Zkontroluj sazbu DPH a prodejní cenu bez DPH. Sloupec Prodejní cena s DPH se dopočítá automaticky, stejně jako hodnota počáteční zásoby.
3. Každý příjem nebo výdej zapiš na list Pohyby skladu. Vyplň ID pohybu, datum ve formátu DD.MM.RRRR, typ pohybu, kód položky a množství.
4. Doplň odpovědnou osobu, město nebo provozovnu a poznámku. Název, kategorie, cena a sazba DPH se podle kódu doplní automaticky.
5. Na listu Přehled skladu kontroluj počáteční stav, celkové příjmy, výdeje, aktuální stav a hodnotu zásoby. Stav Doplnit znamená, že zásoba je na minimu nebo pod ním.
6. Při inventuře porovnej fyzický počet kusů, balení nebo litrů s aktuálním stavem v tabulce. Rozdíl nejdříve ověř v listech Pohyby skladu a Produkty.
7. Po uzavření období ulož kopii souboru. Nový sortiment přidej do připravených řádků a neměň sloupce s automatickými výpočty.

Jednoduchá skladová evidence se hodí hlavně tam, kde se zásoby pohybují každý den, ale firma ještě nepotřebuje specializovaný skladový systém. Typicky ji používá živnostník na OSVČ, malý e-shop, kancelářská síla v řemeslné firmě nebo pracovník, který spravuje materiál na více provozovnách.

Truhlář se čtyřmi zaměstnanci může na listu Produkty vést vruty, lepidla, kování a ochranné pomůcky. Při příjmu 80 balení papíru a následném výdeji 35 balení se aktuální stav vypočítá jako 120 + 80 − 35 = 165 balení. Pokud je minimální stav 30, přehled označí zásobu jako V pořádku.

Co zadáváš ručně a co se dopočítá

Ručně vyplňuješ zejména kód, název, kategorii, jednotku, počáteční stav, minimum a ceny na listu Produkty. Na listu Pohyby skladu zadáváš datum, typ pohybu, kód položky, množství a odpovědné údaje. Název a kategorie se doplní přes SVYHLEDAT, hodnoty se dopočítají vzorci.

Obrázek 1 ukazuje list Produkty s katalogem od sloupce Kód položky po sloupec Hodnota počáteční zásoby. Obrázek 2 zachycuje patnáct sloupců pohybu od ID pohybu po Kontrolu pohybu. Žluté buňky slouží k ručnímu zadávání.

Kdy kontrolovat stav zásob

Příjem zboží zapiš v den převzetí, výdej nejpozději při předání materiálu. U e-shopu se 300 objednávkami měsíčně je lepší zapisovat pohyby průběžně než se pokoušet dopočítat celý měsíc zpětně. Před inventurou porovnej fyzický stav s přehledem a projdi dosud nezaúčtované pohyby.

Šablona rozlišuje nákupní a prodejní cenu bez DPH a sazbu DPH 12 % nebo 21 %. Například prodejní cena 135,00 Kč bez DPH při sazbě 21 % dává 163,35 Kč včetně DPH. Toner za 2 290,00 Kč bez DPH má při stejné sazbě cenu 2 770,90 Kč včetně DPH.

List Produkty obsahuje výběr sazby 12 % a 21 %. To odpovídá běžnému českému režimu podle zákona o DPH; správné zařazení konkrétního zboží ověř podle jeho charakteru. Tabulka sama neurčuje, zda má být zboží v základní nebo snížené sazbě.

Evidence není náhradou účetních dokladů

Skladová tabulka je provozní pomocník pro množství a hodnotu zásob. Nenahrazuje přijatou fakturu, dodací list, výdejku ani účetní zápis podle zákona o účetnictví. Účetní doklady se archivují 10 let; soubor proto ukládej společně s doklady a po inventuře ho nemaž.

U OSVČ může evidence doplňovat daňovou evidenci, u s.r.o. zase podklady pro účetnictví, inventuru a kontrolu zásob. Hodnota skladu bez DPH se v přehledu počítá z aktuálního množství a nákupní ceny. Nejde o ocenění metodou FIFO ani o automatické účtování změny stavu zásob.

Jak číst přehledové ukazatele

Obrázek 3 ukazuje souhrn od celkové hodnoty skladu bez DPH po průměrnou hodnotu položky. Funkce SUMA sčítá hodnoty zásob, COUNTIF počítá aktivní položky a položky s označením Doplnit a PRŮMĚR vypočítá průměrnou hodnotu skladové položky.

Pokud nakoupíš 100 kusů za 50,00 Kč, hodnota nákupu bez DPH je 5 000,00 Kč. Do účetnictví ale stále patří skutečný doklad s dodavatelem, datem, číslem dokladu a dalšími náležitostmi; samotný řádek v Excelu účetní doklad nenahrazuje.

Nejčastější provozní problém není vzorec, ale chybějící pohyb. Pokud pracovník vydá 20 tonerů a zapíše jen 15, přehled ukáže o 5 kusů vyšší stav. Při ceně 1 680,00 Kč bez DPH znamená rozdíl 8 400,00 Kč v pořizovací hodnotě.

Stejný produkt pod dvěma kódy

Když zadáš papír jednou jako SKU-001 a podruhé jako PAPIR-A4, přehled ho rozdělí do dvou řádků. Výsledkem může být stav 15 balení na jednom kódu a 10 na druhém, přestože fyzicky jde o jeden sortiment. Kód položky proto ber jako neměnný identifikátor a název upravuj pouze na listu Produkty.

Šablona používá SVYHLEDAT podle kódu v rozsahu A4:L103. Když kód v katalogu chybí nebo je napsaný jinak, automaticky doplněné údaje zůstanou prázdné nebo se zobrazí nulová hodnota. Před uložením pohybu proto ověř, že kód existuje na listu Produkty.

Příjem není výdej

Typ pohybu má pouze dvě volby: Příjem a Výdej. Překlep nebo vlastní varianta, například Převod, se v kontrole pohybu označí k přezkoumání. Příjem 80 balení a výdej 35 balení mají opačný účinek; prohození těchto hodnot změní výsledek o 160 balení.

Chybou je také ruční přepisování sloupců Název položky, Kategorie, Jednotková cena bez DPH nebo Hodnota. Tyto údaje se doplňují vzorci. Přepis může zakrýt rozdíl mezi katalogem a pohyby a při inventuře prodlouží kontrolu z několika minut na celé dopoledne.

Nejlépe funguje pevný okamžik zápisu. Urči jednu osobu, která každý den před koncem směny doplní příjmy a výdeje, a jednou týdně zkontroluje list Přehled skladu. U malého skladu stačí 10 minut v pátek; při 20 pohybech týdně je to výrazně rychlejší než měsíční rekonstrukce dokladů.

Praktický týdenní postup

• V pondělí zkontroluj, zda jsou všechny nové položky založené na listu Produkty.
• Při každém příjmu nebo výdeji vyplň datum, typ, kód a množství ještě před uložením dokladu.
• V pátek filtruj pohyby podle data a projdi řádky bez poznámky nebo odpovědné osoby.
• Na konci měsíce porovnej položky označené Doplnit s reálnou potřebou nákupu.

Obrázek 4 ukazuje list Pokyny, kde je uvedeno, že světle žluté buňky jsou určeny pro ruční vstup a červené označení Doplnit upozorňuje na nízkou zásobu. Drž se těchto pravidel a nevkládej data do výpočtových sloupců.

Jak udržet soubor spolehlivý

• Jednou měsíčně ulož kopii s datem, například Sklad_2026-09-30.xlsx.
• Po inventuře zaznamenej rozdíly do interního dokladu; nepřepisuj zpětně počáteční stav bez poznámky.
• Nové řádky používej nejvýše do řádku 103, protože připravené vzorce a ověření dat sahají právě do tohoto rozsahu.

Jakmile máš více skladů, tisíce pohybů nebo potřebuješ čtečky čárových kódů, schvalování a historii změn, Excel už není vhodná hlavní evidence. Do té doby je pro malý sortiment praktičtější tato kontrolovaná tabulka než několik nesourodých seznamů.