Rozpočet svatby Excel - Šablona Zdarma

1. Na listu Přehled nastav datum svatby do buňky B3. Buňka přijímá datum a zobrazuje ho jako DD.MM.RRRR.
2. Na listu Rozpočet vyplň ID, kategorii a název položky, například Pronájem svatebního prostoru.
3. Doplň dodavatele, město a plánovanou částku ve sloupci F. Částky zadávej v Kč včetně DPH.
4. Do sloupce G zapisuj skutečně uhrazené zálohy nebo doplatky. Sloupce H, I, M a N se dopočítávají automaticky.
5. Vyplň termín platby a datum úhrady ve sloupcích J a K. Datum zapisuj ve formátu DD.MM.RRRR.
6. Kontroluj list Přehled: zobrazí celkový plán, uhrazeno, zbývá uhradit, počet uhrazených položek a vyhodnocení limitu.
7. Na listu Pokyny a číselníky si projdi význam kategorií a pravidla zadávání. Žluté buňky jsou určené k ručnímu zadání.

Taková tabulka se hodí hlavně snoubencům, kteří si organizují svatbu sami a nechtějí mít zálohy roztroušené v e-mailech. Využiješ ji také jako svědek, rodič nebo koordinátor, pokud sleduješ platby za více dodavatelů a potřebuješ rychle zjistit, kolik peněz ještě chybí.

Od první nabídky po poslední doplatek

Začni v okamžiku, kdy máš první cenové nabídky. Do řádku zapíšeš například místo za 85 000 Kč, catering pro 65 hostů za 78 000 Kč a fotografa za 28 000 Kč. Pokud u místa zaplatíš zálohu 30 000 Kč, sloupec Zbývá uhradit ukáže 55 000 Kč a stav bude Částečně uhrazeno.

Největší užitek má tabulka v posledních třech měsících před svatbou. Tehdy se potkávají zálohy za catering, květiny, hudbu, dort a dopravu. Termín platby ve sloupci J ti umožní seřadit úkoly podle data, zatímco poznámka uchová informaci o doplatku po svatbě nebo o podmínkách smlouvy.

Co uvidíš na jednotlivých listech

Obrázek 1 ukazuje list Přehled: nahoře je datum svatby a souhrnné ukazatele, níže tabulka podle kategorií a grafy. Obrázek 2 představuje list Rozpočet se 14 sloupci od ID až po ověřenou kategorii; řádky 2 až 101 jsou připravené pro 100 položek. Obrázek 3 ukazuje list Pokyny a číselníky s pravidly a seznamy kategorií, stavů a měst.

Soubor uvnitř používá mezinárodní anglický standard zápisu vzorců; český Excel ti názvy funkcí zobrazí podle nastavení jazyka. Například SUMA, PRŮMĚR, COUNTIF a SVYHLEDAT pracují nad údaji z listu Rozpočet.

Tato šablona není účetní doklad ani daňová evidence. Je to interní plánovací tabulka pro soukromé výdaje. Přesto má smysl zapisovat částky podle smluv a faktur, protože u svateb často vzniká rozdíl mezi plánovanou cenou, zálohou a konečným doplatkem.

Částka včetně DPH a doklady od dodavatelů

Pokyny v souboru výslovně říkají, že částky zadáváš včetně DPH. Pokud fotograf vystaví cenu 28 000 Kč včetně DPH, zapiš do sloupce F právě 28 000 Kč, nikoli cenu bez daně. Šablona nemá samostatný sloupec pro DPH a daň z částky nerozepisuje.

Faktura od plátce DPH má obsahovat zejména jméno a adresu dodavatele i odběratele, IČO, případně DIČ, pořadové číslo, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění a rozepsanou daň. Základní sazba DPH je v roce 2026 21 % a snížená sazba 12 % se týká mimo jiné potravin, léků, knih a tepla.

Jak si pohlídat platby

Do sloupce G zapisuj jen skutečně zaplacené peníze. U ceny 60 000 Kč a zálohy 20 000 Kč zůstane k úhradě 40 000 Kč; další platbu 40 000 Kč zapíšeš později a stav se změní na Uhrazeno. Smlouvy, faktury a potvrzení o platbě uchovávej mimo šablonu, například v jedné složce podle dodavatele.

U podnikatelských akcí by se pravidla lišila podle účelu a nároku na odpočet, ale u běžné soukromé svatby tento soubor slouží jako rozpočtový přehled. Nezaměňuj proto graf v Excelu za účetní nebo daňový výkaz.

Nejčastější problém není v součtu, ale v tom, že pár eviduje jen cenu služby a zapomene na zálohu, dopravu nebo doplatek. U prostoru za 85 000 Kč může být při podpisu smlouvy splatných 30 000 Kč, před svatbou dalších 40 000 Kč a po akci 15 000 Kč. Bez tří záznamů v tabulce můžeš mít pocit, že je položka vyřízená, i když zbývá 15 000 Kč.

Jedna položka, více plateb

Do sloupce G můžeš průběžně přepisovat součet skutečně uhrazených částek. Když za fotografa zaplatíš 14 000 Kč z plánovaných 28 000 Kč, Excel zobrazí zůstatek 14 000 Kč a stav Částečně uhrazeno. Pokud zapíšeš pouze poslední platbu místo celkového součtu, přehled bude zkreslený.

Chybné kategorie a termíny

Výběr kategorie je omezen na hodnoty jako Místo, Catering, Fotograf, Hudba, Květiny, Dort nebo Doprava. Překlep nebo vlastní varianta může vést k označení Neznámá kategorie ve sloupci N a položka se nemusí správně zařadit do přehledu podle kategorií.

Další drahá chyba je přehlédnutý termín platby. Catering za 78 000 Kč s nulovou úhradou znamená celý závazek před akcí; pokud ho zjistíš až týden před svatbou, může chybět hotovost nebo čas na domluvu. Proto vyplňuj sloupec J hned při podpisu smlouvy a datum úhrady K až po skutečné platbě.

Červené zvýraznění neuhrazených položek ber jako kontrolní signál, ne jako účetní upomínku. Excel ti peníze neodešle a neověří bankovní účet dodavatele.

Nejjednodušší rutina je krátká kontrola jednou týdně, například každou neděli večer. Zabere 10 minut: projdeš termíny plateb, doplníš nové nabídky, zapíšeš uhrazené zálohy a na listu Přehled zkontroluješ, zda je rozpočet v limitu.

Pracuj po etapách

• Po rezervaci dodavatele vyplň kategorii, položku, dodavatele, plánovanou částku a termín platby.
• Po každé platbě doplň skutečně uhrazeno a datum úhrady.
• Jednou měsíčně porovnej celkový plán s částkou, kterou máš skutečně k dispozici.
• Čtyři týdny před svatbou filtruj nebo procházej položky se stavem Neuhrazeno.

Na listu Rozpočet jsou barevně odlišené vstupní a vypočítané údaje. Žluté buňky slouží k ručnímu zadání; sloupce Zbývá uhradit, Stav platby, Podíl rozpočtu a Kategorie ověřena nepřepisuj, protože obsahují vzorce. V českém Excelu můžeš pro vlastní kontroly použít KDYŽ, SUMA, PRŮMĚR nebo COUNTIF; soubor názvy funkcí přizpůsobí jazyku Excelu.

Kdy už tabulka nestačí

Pro jednu svatbu a nejvýše 100 položek je tento rozsah praktický. Pokud ale plánuješ několik akcí, sdílíš data s více lidmi nebo potřebuješ párování plateb s bankou, přejdi na specializovaný systém. Do té doby si každý pátek ulož kopii souboru s datem, například Rozpocet_svatby_2026-05-01.xlsx, aby ses mohl vrátit k předchozímu stavu.