Upomínka faktury Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Faktury a projdi řádky s ukázkovými doklady. Před ostrým používáním je nahraď vlastními fakturami nebo si pracovní list zkopíruj.
2. Do sloupců Číslo faktury, Odběratel, Město, Datum vystavení, Datum splatnosti, Částka (Kč) a E-mail kontakt doplň údaje z vystaveného dokladu.
3. Zkontroluj datum splatnosti ve formátu DD.MM.RRRR. U částky používej desetinnou čárku a zapisuj například 45 000,00 Kč, nikoli text s ručně dopsanou měnou.
4. Ve sloupci Zaplaceno (Ano/Ne) označ, zda peníze skutečně dorazily na účet. Nestačí, že odběratel slíbil úhradu nebo poslal potvrzení o zadání platby.
5. Vyplň Stupeň upomínky podle toho, zda posíláš první přátelské upozornění, druhou výzvu nebo poslední předžalobní výzvu. Poplatek zadávej jen tehdy, pokud pro něj máš platný smluvní nebo zákonný podklad.
6. Na listu Přehled zkontroluj otevřené částky a faktury po splatnosti. Pokud se výpočty neobnoví samy, v Excelu stiskni F9 nebo ověř nastavení automatického přepočtu.
7. List Návod použij jako kontrolní pomůcku a soubor pravidelně zálohuj. Při odeslání e-mailu si poznamenej datum a kopii komunikace ulož k příslušné faktuře.

Upomínka faktury Excel šablona je praktická hlavně tam, kde vystavíš desítky až stovky dokladů měsíčně, ale ještě nechceš pořizovat specializovaný systém. Typicky ji používá živnostník na OSVČ, fakturantka v malé řemeslné firmě nebo účetní v s.r.o., která jednou týdně kontroluje banku proti vydaným fakturám.

Představ si truhláře se 4 zaměstnanci. V červnu vystaví 35 faktur, z nichž 6 v celkové hodnotě 184 000 Kč není k datu splatnosti zaplaceno. Bez evidence může jedna faktura za 62 000 Kč zapadnout mezi dodací listy; v tabulce ji uvidíš podle data splatnosti a počtu dní prodlení.

Co kontroluješ po týdnu

V pondělí porovnáš výpis z účtu s evidencí. U faktury FAK-2026-103 za 62 000 Kč zkontroluješ odběratele Tomáše Dvořáka, splatnost 26.06.2026 a e-mailový kontakt. Pokud platba nepřišla, zapíšeš první stupeň upomínky a uložíš odeslanou zprávu.

Pro e-shop s 300 objednávkami měsíčně je rozhodující filtr, ne dlouhé ruční psaní. Když 8 % odběratelů platí pozdě, jde přibližně o 24 případů, které musíš sledovat; při průměrné faktuře 3 500 Kč čekáš na 84 000 Kč.

Co uvidíš na jednotlivých listech

Obrázek 1 ukazuje list Faktury: první řádek je zeleně zvýrazněný název evidence, pod ním je záhlaví se 13 sloupci. Vstupní údaje jsou vedle sebe od čísla faktury po e-mail, takže při přidání dokladu nemusíš přeskakovat mezi listy.

Obrázek 2 zachycuje list Přehled, který slouží k rychlému pohledu na stav pohledávek. Obrázek 3 ukazuje list Návod s pokyny k doplňování a kontrole. Za mě je pro menší firmu lepší začít touto jednoduchou tabulkou než vést stejnou evidenci současně v e-mailu, poznámkách a několika nesourodých souborech.

Samotná upomínka nemá předepsaný jediný formulář. Základ je, aby šla jednoznačně spojit s konkrétní fakturou: uveď číslo dokladu, původní částku, datum splatnosti, počet dní prodlení, bankovní účet a nový termín úhrady. Evidence v Excelu je pomocná provozní tabulka, nenahrazuje fakturu ani účetní doklad.

U vydané faktury musíš podle pravidel zákona o DPH uvést mimo jiné identifikaci dodavatele a odběratele, IČO, případně DIČ, pořadové číslo, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně, sazbu a částku DPH. Základní sazba je v roce 2026 21 %, snížená sazba 12 % se používá u vymezeného zboží a služeb, například u potravin, léků, knih nebo tepla.

Prodlení není totéž co poplatek za e-mail

Po splatnosti může věřitel požadovat úrok z prodlení. U obchodních závazků se zákonný úrok odvozuje od repo sazby České národní banky platné pro první den kalendářního pololetí, zvýšené o 8 procentních bodů; konkrétní částku proto nepiš do šablony naslepo bez ověření sazby pro dané pololetí.

Poplatek za upomínku není automaticky nárokovatelný jen proto, že jsi poslal e-mail. Do sloupce Poplatek za upomínku zapisuj částku například 300 Kč pouze tehdy, když ji opírá smlouva, obchodní podmínky nebo zvláštní právní pravidlo. U spotřebitele musí být podmínka jasná a přiměřená; nepřiměřený paušál může být nevymahatelný.

Lhůty a archivace dokladů

U plátce DPH se přiznání k DPH a kontrolní hlášení běžně podávají do 25. dne následujícího měsíce, případně čtvrtletí podle režimu. Upomínky proto posílej podle skutečné splatnosti, ne podle termínu podání přiznání. Přijaté a vydané daňové doklady archivuj podle zákona o účetnictví nejméně 10 let, pokud se na konkrétní dokument neuplatní delší lhůta.

Za účetní praxi doporučuji oddělit jistinu, úrok a případný smluvní poplatek. Faktura za 10 000 Kč s DPH není po prodlení automaticky fakturou za 10 300 Kč; každá další částka musí mít vlastní právní a účetní oporu.

Nejčastější problém není v samotném Excelu, ale v tom, že člověk zapíše datum přijetí objednávky místo data splatnosti. Faktura vystavená 05.06.2026 se splatností 19.06.2026 je 20.06.2026 jeden den po splatnosti, nikoli patnáct dní. Chyba o 14 dní může způsobit, že zákazníka oslovíš pozdě nebo předčasně.

Dvakrát zaplacená nebo dvakrát upomínaná faktura

U jedné dílny jsem viděl dva soubory: fakturantka označila doklad jako uhrazený v bankovním výpisu, ale starší kopie tabulky ho stále vedla jako otevřený. Odběrateli odešla druhá upomínka na 28 500 Kč, přestože platba přišla před týdnem. Výsledek byla zbytečná omluva, půl hodiny hledání a horší vztah se zákazníkem.

Proto ve sloupci Zaplaceno (Ano/Ne) nepoužívej vlastní zkratky typu A, ano, uhrazeno a 1. Čtyři různé zápisy rozbijí filtrování a přehled. Drž se jedné varianty a po spárování platby doplň také datum nebo poznámku v navazující účetní evidenci.

Poplatek bez opory a špatně spočtený nárok

Chyba za 500 Kč může být dražší než přehlédnutá faktura za 5 000 Kč, pokud ji připočteš každému zákazníkovi bez smluvního ustanovení. U spotřebitele může nepřiměřená sankce vést k odmítnutí celé výzvy; u obchodního partnera zase k námitce, že poplatek nebyl sjednán.

Další záměna vzniká při výpočtu úroku. U dluhu 45 000 Kč a roční sazby 11,75 % činí úrok za 30 dní přibližně 435 Kč: 45 000 × 0,1175 × 30 / 365. Nezaokrouhluj ho na 1 000 Kč jen proto, že jde o druhou upomínku; sazba i počet dní musí odpovídat skutečnému nároku.

Kdy Excel přestává stačit

Soubor se stává rizikovým, když do něj zapisují čtyři lidé, vzniká 10 000 řádků nebo potřebuješ auditní stopu každé změny. Ruční přepis statusu pak může zamaskovat změnu částky i data. V takovém okamžiku je rozumnější přejít na účetní nebo fakturační systém s historií akcí, párováním banky a řízenými přístupy.

Šablona funguje jen tehdy, když má jasný okamžik použití. Nastav si například pondělí v 9:00 jako kontrolu banky a čtvrtek jako den pro odeslání upomínek. Kontrola šesti faktur v hodnotě 184 000 Kč zabere deset minut, zatímco řešení jedné zapomenuté pohledávky po třech měsících může znamenat několik telefonátů a dohledávání dokladů.

Pracuj vždy ve stejném pořadí

• Nejdřív stáhni nebo otevři bankovní výpis a označ skutečně přijaté platby.
• Potom filtruj faktury po splatnosti a ověř, zda nejde o reklamaci, dobropis nebo dohodnutý odklad.
• Nakonec vyber stupeň upomínky, zkontroluj e-mail a ulož odeslanou zprávu k dokladu.
• Po odeslání zapiš datum kontaktu do firemní komunikace; samotný sloupec Stupeň upomínky není úplná historie případu.

Na začátku měsíce si zkopíruj pracovní list nebo vytvoř zálohu souboru s datem v názvu, například Upominky_2026-07-14.xlsx. Nezapisuj do historického souboru nové částky bez poznámky, protože tím ztratíš možnost vysvětlit, proč se pohledávka změnila.

Ověření vstupu a rychlé kontroly

Pro Zaplaceno (Ano/Ne) používej ověření dat, aby se do tabulky nedostaly varianty ano, A a uhrazeno. Podmíněné formátování může zvýraznit záporné nebo vysoké hodnoty ve sloupci Dní po splatnosti; například červeně označ řádky s více než 30 dny prodlení.

Pokud doplňuješ vzorce, používej české názvy funkcí jako KDYŽ pro status a SUMA pro součet otevřených částek. Excel může v českém prostředí zobrazit český název, přestože soubor používá uvnitř mezinárodní anglický standard zápisu; oddělovače a názvy ovlivní jazykové nastavení.

Za mě je Excel vhodný pro jednoho až tři uživatele a několik stovek aktivních pohledávek. Jakmile potřebuješ automaticky posílat e-maily, párovat bankovní platby nebo prokazovat každou změnu při sporu, tabulku nepřetěžuj a přejdi na řízený systém.

Jakmile potřebuješ automaticky posílat e-maily, párovat bankovní platby nebo prokazovat každou změnu při sporu, tabulku nepřetěžuj a přejdi na řízený systém; pro první upozornění před termínem splatnosti se hodí i upomínka před splatností.