Penále z prodlení Excel - Šablona Zdarma

1. Otevři list Evidence pohledávek a projdi řádky s ukázkovými fakturami. Zkontroluj, které buňky jsou určené pro vlastní údaje.
2. Do sloupců Číslo faktury, Odběratel, Město a Typ smlouvy zapiš identifikaci pohledávky. Číslo faktury například použij ve tvaru F2026-001.
3. Vyplň Datum vystavení a Datum splatnosti podle faktury. Datum zapisuj ve formátu DD.MM.RRRR, aby Excel správně vyhodnotil časový rozdíl.
4. Doplň Datum úhrady, pokud už zákazník zaplatil. U neuhrazené faktury ponech příslušné pole prázdné a nastav stav Uhrazeno na Ne.
5. Zadej Částku faktury v korunách a Sazbu penále v procentech za den podle smlouvy nebo podmínek, které skutečně uplatňuješ.
6. Ověř počet dní po splatnosti a Penále celkem. Příklad: při částce 45 000 Kč, sazbě 0,05 % denně a 11 dnech prodlení vychází penále 247,50 Kč.
7. Projdi list Souhrn a podle listu Návod si nastav pravidelnou kontrolu. Před odesláním upomínky porovnej výsledek s fakturou, smlouvou a skutečným datem úhrady.

Tabulku použiješ ve chvíli, kdy máš více faktur po splatnosti a nechceš každou částku dopočítávat na kalkulačce. Typický uživatel je živnostník, který vystaví 30 faktur měsíčně, nebo účetní v malém s.r.o., která každý pátek kontroluje odběratele s nezaplacenými doklady.

Na snímku obrazovky 1 je vidět list Evidence pohledávek. Řádek obsahuje číslo faktury, odběratele, město a typ smlouvy, potom data vystavení, splatnosti a úhrady, částku v Kč, denní sazbu, počet dní prodlení, vypočtené penále a stav úhrady.

Od jedné faktury k pravidelné evidenci

U faktury F2026-001 je částka 45 000 Kč, splatnost 24.04.2026 a úhrada 05.05.2026. Pokud smlouva stanoví 0,05 % za den, 11 dní prodlení znamená výpočet 45 000 × 0,0005 × 11 = 247,50 Kč.

U faktury F2026-002 za 78 500 Kč bez data úhrady potřebuješ nejdříve určit, ke kterému dni kontrolu provádíš. Při 20 dnech a sazbě 0,05 % by orientační výsledek byl 785 Kč, ale před vystavením upomínky musíš ověřit, zda smlouva opravdu sjednává smluvní penále a od kterého dne běží.

Co uvidíš na dalších listech

Snímek obrazovky 2 představuje list Souhrn, který slouží k rychlému pohledu na evidované údaje, zatímco snímek obrazovky 3 ukazuje list Návod s pokyny k vyplnění. Pro malou firmu je praktičtější vést jeden řádek na jednu fakturu než vytvářet samostatný soubor pro každého odběratele.

Nejdůležitější právní rozdíl je mezi smluvní pokutou a úrokem z prodlení. Smluvní pokuta, kterou občanský zákoník upravuje v § 2048 až § 2051, musí vycházet ze sjednání ve smlouvě nebo obchodních podmínkách. Úrok z prodlení se opírá o § 1970 občanského zákoníku a nařízení vlády č. 351/2013 Sb.

Do sloupce Sazba penále (%/den) proto nezapisuj automaticky zákonný úrok. Denní sazba 0,05 % odpovídá při 30 dnech 1,5 % z dlužné částky; u dluhu 100 000 Kč by to bylo 1 500 Kč. Takový výpočet je použitelný jen tehdy, pokud pro něj máš smluvní základ.

Zákonný úrok se nepočítá jednou sazbou navždy

Zákonný úrok z prodlení se stanovuje jako repo sazba České národní banky platná pro první den kalendářního pololetí, zvýšená o 8 procentních bodů. Sazba se tedy může lišit mezi 1. pololetím a 2. pololetím roku 2026; při výpočtu ověř sazbu ČNB platnou k 01.01.2026 nebo 01.07.2026 podle začátku prodlení.

U faktury 120 000 Kč se 45 dny prodlení a roční sazbou 11,50 % vyjde úrok přibližně 1 704,66 Kč: 120 000 × 0,115 × 45 / 365. Toto číslo je pouze ukázka výpočtu; v evidenci musíš použít sazbu platnou pro konkrétní období.

Doklad a prokazatelné datum

Faktura musí obsahovat údaje dodavatele a odběratele, IČO, DIČ, pořadové číslo, datum vystavení, datum uskutečnění plnění a splatnost. Zákon o účetnictví vyžaduje uchování účetních záznamů typicky 5 let, daňové doklady podle zákona o DPH 10 let; proto archivuj fakturu, smlouvu, upomínku i podklad k výpočtu penále společně.

Nejčastější problém není samotný vzorec, ale špatně zadaný začátek prodlení. Fakturantka vezme datum vystavení 10.04.2026 místo splatnosti 24.04.2026 a u faktury uhrazené 05.05.2026 napočítá 25 dní místo 11. Při 0,05 % denně a částce 45 000 Kč je rozdíl 315 Kč.

Částka faktury není vždy základ pro penále

Do výpočtu se často omylem vloží celková faktura včetně DPH, přestože smlouva stanoví penále z dlužné částky bez určité části plnění nebo z ceny bez DPH. U faktury 121 000 Kč včetně 21% DPH je základ bez daně 100 000 Kč. Sazba 0,1 % za 20 dní znamená 2 000 Kč z tohoto základu, ale 2 420 Kč při chybném použití celé částky.

Další chyba vznikne, když se u uhrazené faktury nechá prázdné Datum úhrady nebo se zapíše datum připsání platby na účet místo data, které stanoví smlouva. U bankovního převodu může jeden den znamenat například 60 Kč navíc při dluhu 120 000 Kč a sazbě 0,05 %.

Kdy je problém v samotném ujednání

Smluvní pokuta musí být sjednaná určitě a nesmí být skrytá jen v nejasné poznámce na faktuře, pokud ji smluvní vztah nepřebírá. Soud může nepřiměřeně vysokou smluvní pokutu na návrh dlužníka snížit podle § 2051 občanského zákoníku.

U prodlení s plněním vůči Finančnímu úřadu nejde o stejný typ nároku jako u opožděné úhrady zákazníka. Nepřenášej proto sazbu ze smlouvy do daňových nedoplatků a při upomínce vždy rozliš jistinu, smluvní pokutu a zákonný úrok.

Co může stát pozdní kontrola

Pokud firma přehlédne pohledávku 200 000 Kč po dobu 60 dní při 0,05 % denně, nevyčíslí 6 000 Kč. Vedle finanční ztráty pak může řešit i spor o oprávněnost nároku, protože chybí smlouva, správné datum nebo dohledatelný výpočet.

Právě proto se vyplatí mít evidenci peněžních toků, kde je dohledatelná jistina, datum i navazující úrokový výpočet.

Šablona funguje nejlépe jako součást pevné kontroly, ne jako soubor otevřený jednou za čtvrt roku. Zaveď si páteční blok 20 minut: stáhni pohyby z banky, doplň Datum úhrady a projdi řádky se stavem Ne. Při 40 fakturách po splatnosti je to rychlejší než dohledávat údaje až před roční uzávěrkou.

Jednotný postup při každé platbě

• Nejdříve vyhledej číslo faktury a porovnej částku s bankovním výpisem.
• Potom doplň Datum úhrady a změň hodnotu Uhrazeno na Ano.
• Nakonec ověř Dní po splatnosti a Penále celkem před odesláním upomínky.
• Jednou měsíčně zkontroluj list Souhrn proti saldu pohledávek v účetnictví.

Vstupní buňky si nech barevně označené a u sazby používej jednotný zápis v procentech. Nezaměňuj 0,05 % za 0,05 jako desetinné číslo: v prvním případě jde o pět setin procenta, ve druhém o 5 %.

Kdy přestat tabulku rozšiřovat

Pro 50 až 200 faktur měsíčně je Excel praktický. Pokud ale eviduješ 10 000 řádků, více měn, částečné úhrady nebo několik sazeb během jednoho prodlení, potřebuješ systém s historií změn a napojením na účetnictví.

List Návod si nech uložený v souboru a při změně pracovníka ho nemaz. Snímek obrazovky 3 může sloužit jako rychlá kontrola, zda nový uživatel zapisuje údaje do správných sloupců; samotné právní posouzení sazby však vždy vychází ze smlouvy a aktuálního předpisu.

V takovém objemu už je vhodnější navázat i na evidenci pro VIES, aby se údaje daly snadno přenášet do účetnictví i kontrolních hlášení.